Сортировка данных в Excel – инструмент для представления информации в удобном для пользователя виде.
Числовые значения можно отсортировать по возрастанию и убыванию, текстовые – по алфавиту и в обратном порядке. Доступны варианты – по цвету и шрифту, в произвольном порядке, по нескольким условиям. Сортируются столбцы и строки.
Порядок сортировки в Excel
Существует два способа открыть меню сортировки:
Часто используемые методы сортировки представлены одной кнопкой на панели задач:
Сортировка таблицы по отдельному столбцу:
Если выделить всю таблицу и выполнить сортировку, то отсортируется первый столбец. Данные в строках станут в соответствии с положением значений в первом столбце.
Сортировка по цвету ячейки и по шрифту
Программа Excel предоставляет пользователю богатые возможности форматирования. Следовательно, можно оперировать разными форматами.
Сделаем в учебной таблице столбец «Итог» и «зальем» ячейки со значениями разными оттенками. Выполним сортировку по цвету:
Программа отсортировала ячейки по акцентам. Пользователь может самостоятельно выбрать порядок сортировки цвета. Для этого в списке возможностей инструмента выбираем «Настраиваемую сортировку».
В открывшемся окне вводим необходимые параметры:
Здесь можно выбрать порядок представления разных по цвету ячеек.
По такому же принципу сортируются данные по шрифту.
Сортировка в Excel по нескольким столбцам
Как задать порядок вторичной сортировки в Excel? Для решения этой задачи нужно задать несколько условий сортировки.
Программа позволяет добавить сразу несколько критериев чтобы выполнить сортировку в особом порядке.
Сортировка строк в Excel
По умолчанию сортируются данные по столбцам. Как осуществить сортировку по строкам в Excel:
Таким образом выполняется сортировка таблицы в Excel по нескольким параметрам.
Случайная сортировка в Excel
Встроенные параметры сортировки не позволяют расположить данные в столбце случайным образом. С этой задачей справится функция СЛЧИС.
Например, нужно расположить в случайном порядке набор неких чисел.
Ставим курсор в соседнюю ячейку (слева-справа, не важно). В строку формул вводим СЛЧИС(). Жмем Enter. Копируем формулу на весь столбец – получаем набор случайных чисел.
Теперь отсортируем полученный столбец по возрастанию /убыванию – значения в исходном диапазоне автоматически расположатся в случайном порядке.
Динамическая сортировка таблицы в MS Excel
Если применить к таблице стандартную сортировку, то при изменении данных она не будет актуальной. Нужно сделать так, чтобы значения сортировались автоматически. Используем формулы.
Если необходимо сделать динамическую сортировку по убыванию, используем функцию НАИБОЛЬШИЙ.
Для динамической сортировки текстовых значений понадобятся формулы массива.
Впоследствии при добавлении данных в таблицу процесс сортирования будет выполняться автоматически.
Вы можете отсортировать список в алфавитном, числовом или хронологическом порядке не более чем по трем полям. Для каждого столбца можно задать возрастающий и убывающий порядок сортировки.
Возрастающий порядок сортировки:
Числа будут отсортированы в порядке от наименьшего отрицательного до наибольшего положительного числа.
Значения даты и времени будут отсортированы в порядке от наиболее раннего до наиболее позднего значения.
Текст будет отсортирован по алфавиту. При этом сначала будут расположены заданные в качестве текста числовые значения.
При сортировке в возрастающем порядке логических значений сначала будет отображено значение ЛОЖЬ, а затем – значение ИСТИНА.
Значения ошибки будут отсортированы в том порядке, в котором они были обнаружены (с точки зрения сортировки все они равны).
Пустые ячейки будут отображены в конце отсортированного списка.
Убывающий порядок сортировки:
В случае убывающего порядка сортировки Excel сортирует записи в обратном описанному выше порядке. Только пустые ячейки по-прежнему будут отображены в конце списка.
Пользовательский порядок сортировки:
Вместо возрастающего и убывающего порядка сортировки Вы можете применять также пользовательский порядок сортировки, определяемый заданным пользовательским списком.
Сортировка списка
Для сортировки списка поместите указатель ячейки внутри списка и выполните команду Данные – Сортировка.
Excel автоматически выделит список и выведет на экран диалоговое окно “Сортировка диапазона” в котором нужно указать параметры сортировки.
Вы можете задать сортировку не более чем по трем полям списка и указать для каждого поля свой порядок сортировки.
Excel автоматически распознает имена полей, если формат ячеек, содержащих имена, отличается от формата ячеек с данными.
Диалоговое окно “Сортировка диапазона”.
Если выполненное программой выделение диапазона не совсем корректно, установите переключатель внизу диалогового окна в нужное положение (Идентифицировать поля по “подписям (первая строка диапазона)” или же “обозначениям столбцов листа”).
Заданные в диалоговом окне “Сортировка” диапазона и “Параметры сортировки” параметры будут сохранены и отображены в диалоговом окне при следующем его открытии.
Вы можете также задать сортировку столбцов диапазона вместо строк. Для этого нажмите в диалоговом окне “Сортировка диапазона” кнопку “Параметры” и в диалоговом окне “Параметры сортировки” в группе “Сортировать” установите переключатель в положение “Столбцы диапазона”.
26. Фильтрация данных в Excel.
Фильтрация данных в списке позволяет отобразить только те записи, которые соответствуют заданным условиям.
Автофильтр
При применении автофильтра имена полей будут дополнены раскрывающимися списками, из которых можно выбрать нужное значение поля или задать пользовательский критерий.
Вставка автофильтра
1. Поместите указатель ячейки внутри списка.
2. В подменю Данные – Фильтр выберите команду “Автофильтр”. Рядом с именами полей будут отображены кнопки со стрелками, нажав которые, можно открыть список.
3. Откройте список для поля, значение которого хотите использовать в качестве фильтра (критерия отбора). В списке будут приведены значения ячеек выбранного поля.
4. Выберите из списка нужный элемент. На экране будут отображены только те записи, которые соответствуют заданному фильтру.
5. Выберите при необходимости из списка другого поля нужный элемент. На экране будут отображены только те записи, которые соответствуют всем заданным условиям фильтрации (условия отдельных полей объединяются с помощью логической операции “И”).
Кнопки открытия автофильтров полей, для которых заданы условия фильтрации, окрашены синим цветом.
Если перед выполнением команды “Автофильтр” Вы выделили один или несколько столбцов, то раскрывающиеся списки будут добавлены только соответствующим полям.
Чтобы снова отобразить на экране все записи списка, выполните команду “Отобразить все” из подменю Данные – Фильтр.
Критерий фильтрации для отдельного поля можно убрать, выбрав в списке автофильтра этого поля элемент “Все”.
Чтобы деактивировать функцию автофильтра (удалить раскрывающиеся списки), выберите повторно команду Данные – Фильтр – Автофильтр.
Применение пользовательского автофильтра
Применяя пользовательский автофильтр, Вы можете соединить с помощью логических операторов отдельные условия отбора записей.
Вставьте в список автофильтр, выбрав команду Данные – Фильтр – Автофильтр.
Откройте список автофильтра для нужного поля и выберите в нем элемент (Условие).
В открывшемся диалоговом окне “Пользовательский автофильтр” (Рис. 6.3.27.) укажите первый критерий.
Выберите логический оператор, объединяющий первый и второй критерии.
Диалоговое окно “Пользовательский автофильтр”.
Вы можете задать для отдельного поля в пользовательском автофильтре один или два критерия. В последнем случае их можно объединить логическим оператором “И” либо “ИЛИ”.
Задайте второй критерий.
Нажмите кнопку “OK”. Excel отфильтрует записи в соответствии с указанными критериями.
Расширенный фильтр
Для задания сложных условий фильтрации данных списка Excel предоставляет в помощь пользователю так называемый расширенный фильтр.
Диапазон критериев
Критерии можно задать в любом свободном месте рабочего листа. В диапазоне критериев Вы можете вводить и сочетать два типа критериев:
Простые критерии: программа сравнит содержимое полей с заданным критерием (аналогично применению автофильтра).
Вычисленные критерии: в этом случае можно указывать также возвращаемые формулой значения, которые не представлены в списке.
При указании простых критериев сначала в диапазоне критериев следует указать имена полей, причем можно ввести только те имена полей, для которых задаются критерии.
В строке (строках), расположенной непосредственно под строкой с именами полей, следует задать критерии. При задании критериев Excel не различает регистр. Вы можете использовать при задании критериев символы подстановки? и *.
Все критерии, заданные в одной строке, должны выполняться одновременно (соответствует логическому оператору “И”). Чтобы задать соединение критериев оператором “ИЛИ”, укажите критерии в различных строках.
Применение расширенного фильтра
После создания диапазона критериев можно запустить расширенный фильтр и подвергнуть данные списка фильтрации.
1. Поместите указатель ячейки внутри списка. В этом случае Excel автоматически распознает диапазон списка и представит ссылку на диапазон в диалоговом окне.
2. Выполните команду Данные – Фильтр – Расширенный фильтр. Поместите курсор ввода в поле “Диапазон условий” и выделите соответствующий диапазон в рабочем листе.
3. Закройте диалоговое окно нажатием кнопки “ОК”. На экране теперь будут отображены записи, удовлетворяющие заданным критериям.
Вы можете применить в рабочем листе только один расширенный фильтр.
Если в результате применения расширенного фильтра не должны быть отображены повторяющиеся записи, в диалоговом окне “Расширенный фильтр” установите флажок параметра “Только уникальные записи”.
Чтобы после фильтрации задать отображение в рабочем листе всех записей списка, выполните команду Данные – Фильтр – Отобразить все.
Перед тем как осуществлять упорядочивание (сортировку) чисел в Эксель, нужно убедиться, что все они записаны в нужном формате. Иначе результат может получиться либо некорректным, либо будет недоступна команда, позволяющая совершить упорядочивание.
Форматы, которые позволяют совершать упорядочивание по возрастанию и убыванию: общий, числовой, финансовый, денежный.
Проверить формат ячеек можно так: щёлкнуть на нужном диапазоне правой кнопкой мыши и в появившемся контекстном меню выбрать команду "Формат ячеек".
Первый способ упорядочить числа по возрастанию в Excel
Исходная таблица содержит: ФИО сотрудника, его должность и стаж.
Требуется сделать упорядочивание данных согласно стажу работы - от меньшего к большему.
Для этого нужно выделить диапазон чисел, которые нужно упорядочить. В нашем случае это будет диапазон D3:D8.
Может быть выдано предупреждение о наличии данных рядом с указанным диапазоном. Среди предлагаемых действий нужно выбрать "Сортировать в пределах указанного выделения" и нажать на кнопку "Сортировка".
В результате данные будут упорядочены, и на первом месте будет отображаться сотрудник с наименьшим стажем работы.
Второй способ упорядочить числа по возрастанию в Excel
Первое действие будет таким же, как и в первом способе - нужно выделить диапазон чисел, которые требуется отсортировать.
Затем на панели инструментов в разделе "Главная" нажмите на кнопку "Сортировка и фильтр". Появится подменю, в котором нужно выбрать команду "Сортировка от минимального к максимальному".
Эта команда позволит вам осуществить упорядочивание чисел по возрастанию.
Предположим, что мы подготовили отчет по продажам и финансовым результатам по каналам продаж и менеджерам следующего вида:
Глаза разбегаются, правда? Для того, чтобы было легче читать эту таблицу, определимся с тем, какая информация для нас существенна, а какая нет.
Сразу отметим 2 важных момента.
1. Как правило, таблицы такого рода создаются с помощью формул. До проведения сортировки нужно обязательно убрать все формулы из всех ячеек , иначе провести операцию просто не удастся, а если и удастся, то все значения изменятся, т.к. формулы будут ссылаться на совершенно другие ячейки, чем должны.
2. Если в дальнейшем нам понадобится убрать сортировку и вернуться к прежнему виду таблицы, следует позаботиться об этом на данном этапе. Пронумеруем строки первоначальной таблицы на случай, если захотим вернуться к ней, и тогда у нас будет возможность отсортировать строки по нумерации.
Как убрать формулы из всех ячеек листа
Для того, чтобы одновременно убрать все формулы нужно:
1. Выделить всю область листа, для чего необходимо нажать левой клавишей мыши на самый верхний левый угол серого поля:
2. Скопировать выделенную область (не снимая выделения области, правой кнопкой мыши вызываем меню и выбираем «Копировать»)
3. Воспользоваться специальной вставкой (не снимая выделения области, правой кнопкой мыши вызываем меню и выбираем «Специальная вставка» -> «значения»)
Ну, а теперь можно удалить или скрыть лишние столбцы, не боясь изменения отчета.
Прежде чем приступить непосредственно к сортировке, нужно проверить, чтобы сортируемая таблица не содержала объединенных ячеек в шапке или другом месте . В таком случае Excel будет ругаться и писать: «Для этого требуется, чтобы ячейки имели одинаковый размер».
Если Вы не намерены снимать объединение ячеек шапки и менять таблицу, можно перенести сортируемый столбик в левый крайний ряд и отсортировать его с помощью кнопочек сортировки.
Например, мы хотим отсортировать таблицу по убыванию выручки. Выделяем сортируемые строки по серому полю без шапки и нажимаем на «Сортировку по убыванию»:
ВНИМАНИЕ: Это касается только объединенных ячеек в шапке . Если внутри таблицы есть объединенные ячейки, Excel не будет сортировать такие строки. Придется снимать объединение.
Если же таблица не содержит объединенных ячеек, можно провести сортировку непосредственно внутри таблицы без переноса сортируемого столбца.
Для этого выделяем всю область таблицы вместе с шапкой, находим в главном меню «Данные» и выбираем «Сортировку»:
В выпавшем окне Excel предложит сделать сортировку по всем показателям, перечисленным в шапке. Мы выберем «Чистую прибыль»:
Если же мы совместим данный вид сортировки с сортировкой через автофильтр, мы сможем отсортировать данные по отделам, менеджерам и клиентам. Добавим столбец для сортировки и отсортируем данные по менеджерам:
Как видим, в результате у нас получился удобный отчет, который очень наглядно демонстрирует, кто из менеджеров приносит больше всего прибыли, а кто работает с нерентабельными клиентами.
Сортировка в Excel - это функция, встроенная в офисный пакет Microsoft Office, позволяющая осуществлять аналитические исследования, быстро отыскивать требуемые показатели . Если досконально изучить, как сделать сортировку в Excel, многие задачи, сопровождаемые анализом данных, будут выполняться быстро и с абсолютной точностью.
Для поиска нужной информации применяют специальные фильтры
Анализ проделанной работы, объёмов продаж, роста прибыли, успеваемости учащихся, закупки дополнительных материалов сопровождаются выделением параметров, имеющих максимальный и минимальный показатели. Конечно, если таблица небольшая, то пользователь сумеет просто так отыскать лучший показатель. Но в тех случаях, когда Excel имеет чрезмерно большое количество строк и столбцов, без применения встроенных функций, позволяющих отсортировать таблицу, найти желаемый показатель можно, но придётся потратить большое количество рабочего времени.
Можно поступить гораздо практичнее, ознакомиться с информацией, как сортировать в Excel, и сразу приступить к практическому закреплению полученных знаний.
Фильтр по возрастанию и убыванию
Отсортировать данные по возрастанию или убыванию совсем просто. Необходимо только выяснить, сопровождается ли таблица многочисленными формулами . Если это так, то лучше всего перед тем, как сортировать данные, таблицу перенести на новый лист, что позволит избежать нарушений в формулах или случайного разрыва ссылок.
Кроме этого, запасной вариант таблицы никогда не помешает, поскольку иногда, запутавшись в собственных рассуждениях, желая вернуться к первоначальному варианту, осуществить это будет трудно, если не будет создана предварительная копия.
Итак, первоначально необходимо выделить таблицу, подлежащую проведению анализа. Далее следует перейти на новый лист, кликнуть правой кнопкой мыши, а затем кликнуть по строке «Специальная вставка». Перед пользователем на экране появится окно с параметрами, среди которых нужно выбрать параметр «Значение», после чего нажать «Ок».
Теперь дублирующий вариант создан, поэтому можно приступать к дальнейшим действиям. Чтобы полностью понять, как отсортировать таблицу в Excel по возрастанию, необходимо выделить вновь всю таблицу, затем перейти во вкладку «Данные», там среди нескольких инструментов будет находиться и желаемый «Сортировка», по которому нужно кликнуть.
В открывшемся окне параметров имеется строка «Мои данные содержат заголовки». Возле нее расположено маленькое окошко, в котором следует поставить галочку. Остаётся выставить в ниже открывшихся окнах столбец, который подлежит анализу, а также вариант желаемой сортировки: по возрастанию или убыванию. Далее соглашаемся с выставленными параметрами , после чего таблица продемонстрирует мгновенно желаемый результат, избавляя от многочасовой изнурительной работы.
Если необходимо осуществить сортировку не во всей таблице, а только в одном столбце, действия будут практически такими же, за исключением только двух моментов. Первоначально следует выделить не всю таблицу, а лишь желаемый столбик, а впоследствии, когда Excel предложит автоматически расширить диапазон, чтобы осуществить сортировку, нужно отказаться от этого, установив галочку рядом с фразой «Сортировать в пределах указанного диапазона».
Сортировка по иным параметрам
Иногда, работая в Excel, возникает необходимость отсортировать не числовые значения по возрастанию или убыванию, а несколько иные параметры, поэтому можно ознакомиться с практическими советами опытных пользователей, благодаря которым легко разобраться, как в Excel отсортировать по дате или по формату ячеек.
Установка фильтра по дате и формату
Принцип сортировки остаётся практически тем же самым. Пользователю нужно выделить таблицу, указать столбец, который подлежит анализу, после чего кликнуть по одному из предложенных действий: «Сортировать от старых к новым» или «Сортировать от новых к старым». После таких действий таблица отсортирует всю информацию или данные по дате.
Иногда очень важно осуществить такие действия повторно. В таблице встроена такая возможность. Нет необходимости повторно вводить несколько желаемых параметров, достаточно в фильтре кликнуть по элементу «Повторить повторно».
Иногда фильтр может дать сбой, но причиной, скорее всего, будет некорректное отображение некоторых форматов. В частности, если в некоторых ячейках данные будут внесены не в формате даты, то сортировка будет осуществлена не совсем правильно.
Если возникла насущная проблема отсортировать таблицу по формату ячеек, первоначально также желательно её перенести на новый лист, только теперь после нажатия правой кнопкой мыши по строке «Специальная вставка» необходимо выбрать параметр «Форматы». Тогда на новый лист будут перенесены не только все данные, но и применяемые форматы, а формулы вновь будут исключены.
Остаётся вновь зайти в фильтр, в его параметрах выбрать сортировку по цвету ячеек, далее в открывшемся цветовом окне выбрать цвет, который после сортировки должен находиться вверху или внизу. После нажатия на «Ок» таблица выдаст мгновенный результат.
Если что-то пошло не так, нужно знать, как отменить сортировку в Excel, воспользовавшись одним из двух несложных действий. Можно просто нажимать несколько раз две одновременно зажатые клавиши (Ctrl + Z) до тех пор, пока таблица не примет первоначальный вид . Если же действий было совершено много, проще отменить сортировку вторым способом, закрыв таблицу без сохранения, после чего вновь её открыть и приступить заново к работе.
Итак, работа с фильтром в Excel не представляет сложности. Достаточно единожды, опираясь на рекомендации, отсортировать данные, как впоследствии станет все понятным настолько, что вам уже будет легко самостоятельно освоить и остальные параметры фильтра.