Материальная помощь работникам: бухучет и налогообложение. Налогообложение и бухгалтерский учет материальной помощи сотруднику

Организация-работодатель выплачивает работнику материальную помощь в рамках трудовых отношений с ним. В связи с этим ответ на вопрос - материальная помощь облагается страховыми взносами или нет, - кажется очевидным: да, облагается. Ведь выплаты и вознаграждения, начисленные в пользу физлиц в рамках трудовых отношений и гражданско-правовых договоров, являются объектом обложения страховыми взносами (ч. 1 ст. 7 Закон от 24.07.2009 № 212-ФЗ). Но всегда ли с суммы материальной помощи страховые взносы должны быть начислены? В определенных случаях нет. Их мы и рассмотрим.

Когда и как мат помощь облагается страховыми взносами

Сначала разберемся, с какой суммы начисляются страховые взносы на материальную помощь в общем случае. То есть независимо от наступления конкретных событий и обстоятельств в жизни работника. Так вот, не подлежит обложению страховыми взносами суммы матпомощи в пределах 4000 рублей на одного работника в год (п. 11 ч. 1 ст. 9 Закон от 24.07.2009 № 212-ФЗ , пп. 12 п. 1 ст. 20.2 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ). Соответственно, с суммы превышения взносы необходимо начислить.

Кроме того, не облагается материальная помощь страховыми взносами, если она выплачена (пп. 3 п. 1 ст. 20.2 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ):

работнику в связи со смертью члена его семьи. В этом случае взносы не начисляются независимо от суммы матпомощи (пп. «б» п. 3 ч. 1 ст. 9 Закон от 24.07.2009 № 212-ФЗ). Членами семьи работника признаются: супруг / супруга, родители и дети, в том числе усыновленные (ст. 2 СК РФ , Письмо Минтруда России от 09.11.2015 № 17-3/В-538). Иными словами, если работнику выплатили матпомощь в связи со смертью брата, сестры, бабушки, дедушки или другого родственника, то с суммы, превышающей 4000 руб., надо будет начислить взносы;
работникам-родителям (усыновителям, опекунам) при рождении (усыновлении, удочерении) ребенка. При этом помощь должна быть выплачена в течение первого года после рождения (усыновления, удочерения) ребенка в сумме не более 50 000 руб. на каждого ребенка (пп. «в» п. 3 ч. 1 ст. 9 Закон от 24.07.2009 № 212-ФЗ) и на каждого родителя (Письмо Минтруда России от 27.10.2015 № 17-3/В-521). С суммы, превышающей указанный предел, взносы начисляются в общем порядке (Письма Минтруда России от 01.02.2016 № 17-4/В-37);
физическим лицам в связи со стихийным бедствием или другим чрезвычайным происшествием, в том числе пострадавшим от терактов на территории РФ, для возмещения материального ущерба, а также вреда их здоровью (пп. «а» п. 3 ч. 1 ст. 9 Закон от 24.07.2009 № 212-ФЗ).

Как видим, ответ на вопрос, облагается ли взносами материальная помощь, зависит от двух аспектов: по какой причине она выплачивается и в какой сумме.

Финансовое общение работодателя и сотрудника не ограничивается только заработной платой и материальными поощрениями, также предусмотрена и материальная помощь. В законодательной базе нет чётко сформулированной трактовки понятия «материальная помощь». При этом, она упоминается в различных документах довольно часто. Давайте разберёмся, что же это такое и, главное, облагается ли материальная помощь НДФЛ.

Денежные выплаты, лекарственные средства и продукты, одежда и предметы первостепенной необходимости - всё это может быть отнесено к материальной помощи, которую способен оказать один человек другому. Отношения между руководителем и подчинённым ограничивают данный перечень, в большинстве случаев, только денежными выплатами, которые осуществляются в установленном законом порядке. Материальная помощь не является обязательной.

Материальную помощь определить можно как выплату денежных средств работнику в условиях тяжёлой жизненной ситуации или при особых обстоятельствах.

В законодательстве нет строгого указания относительно данного вида выплат. Из этого следует, что руководитель сам вправе принимать решение о необходимости оказания материальной помощи работающим у него сотрудникам. Размеры выплат, сроки и основания, которые будут служить поводом для выплаты помощи, следует зафиксировать в трудовом договоре или приказе. При этом особое внимание обратите на формулировки понятия «материальная помощь», а также перечень случаев, при которых выплаты будут произведены. Остерегайтесь размытости определений («в случаях подобных этому», «подобных ситуациях»). Всё должно быть предельно точно, чтобы избежать подозрений в попытке снижения налоговой базы со стороны налоговой инспекции. Материальная помощь должна выплачиваться в соответствии с составленными приказами или договорами.

НДФЛ - удерживаем или нет?

Материальная помощь облагается НДФЛ вне зависимости от системы налогообложения. Но в ст.217 НК РФ также прописаны и ситуации, в которых нет необходимости удерживать налог:

при выплате материальной помощи, общая сумма которой не превышает четырёх тысяч рублей за календарный год (налоговый период);
при единовременной выплате родителям (или законным представителям ребёнка - опекунам, усыновителям) в течение первого года материальной помощи по причине рождения (удочерения или усыновления) ребёнка в сумме, не превышающей 50 000 рублей в расчёте на каждого из детей;
при единовременной выплате материальной помощи, без ограничений суммы, в связи с чрезвычайной ситуацией (бедствие стихийное);
при единовременной выплате материальной помощи, сумма которой неограниченна, по причине смерти сотрудника (или члена его семьи);
при единовременной выплате материальной помощи, неограниченного размера, пострадавшим или их родственникам от действий террористических группировок (террористических актов) на российской территории.

Материальная помощь не более 4 000 рублей

Мнение эксперта

Мария Богданова

Если материальная поддержка превышает лимит, то налогом облагается только сумма превышения.

По мнению Министерста финансов РФ, ежемесячную материальную помощь лицу, находящемуся в декретном отпуске, можно облагать НДФЛ с учётом стандартных налоговых вычетов, суммы которых содержатся в пп. 4 п. 1 статьи 218 НК РФ. Это значит, что если работодатель доплачивает каждый месяц женщине, сидящей в отпуске по уходу за ребёнком, он может уменьшать размер доплаты на так называемый детский вычет. Такая форма поддержки может являться общим видом материальной помощи, а не единоразовой выплатой в связи с рождением, хотя здесь одно и тоже основание - рождение малыша.

При освобождении материальной помощи от НДФЛ, назначение выплаты не играет основную роль. Важно, чтобы сумма выплаты не превышала четырёх тысяч рублей на одного человека в течение года. Подобного рода выплата может быть произведена в качестве подарка (матпомощи) к юбилею, празднику или другому знаменательному событию. Данную помощь также называют стимулирующей. Таким образом, важен объём помощи, который не должен превышать отметку в 4 000 рублей, а не цель выплаты. Соответствующий вывод подтверждается пунктом 28 статьи 217 НК РФ и Письмом Минфина РФ от 22.10.2013 № 03-03-06/4/44144. При выплате не более 4 000 рублей НДФЛ не облагается.

Если выплата превышает установленный порог (4 000 рублей), то необходимо начислить НДФЛ с суммы превышения. Например, Сидоров А.П. подал заявление на предоставление ему матпомощи 20 марта. Через несколько дней 24 марта руководитель издаёт приказ о выплате Сидорову А.П. материальной помощи в размере 7 000 рублей; в этот же день деньги выдаются. Данная сумма включается в налоговую базу НДФЛ за март. А так как выплата превышает установленный в 4 000 рублей порог, то НДФЛ удерживается с 3 000 рублей (7 000 - 4 000). Получаем, НДФЛ составит 3 000×13%=390 рублей. Сидоров А.П. получит 7 000 - 390=6 610 рублей.

Рождение ребёнка и матпомощь

При выплате материальной помощи по причине рождения (усыновления) ребёнка необходимо учитывать некоторые особенности. Прежде всего, 50 000 рублей - действующее ограничение по сумме. Вне зависимости от того, кто будет получать матпомощь - отец, мать или оба - размер помощи не должен превышать 50 000 рублей. При обращении сотрудника за материальной помощью работодатель вправе запросить у работника справку 2-НДФЛ (должен предоставить второй родитель с места работы), которая установит факт получения выплаты и размер (или отсутствие выплаты). Если справка не будет предоставлена, то работодатель может сделать запрос на предоставление сведений (справки) работодателю второго родителя.

В случае если второй родитель временно не работает, то документом, который подтвердит неполучение помощи, может выступить заявление неработающего родителя с прикреплённой к нему копией трудовой книжки и справкой из службы занятости. Такой порядок взаимодействия установлен на основании двух писем Минфина РФ: от 1.07.2013 № 03-04-06/24978 и от 26.12.2012 № 03-04-06/6-367. Документ, подтверждающий правомерность предоставления материальной помощи, - свидетельство о рождении ребёнка. При выплате суммы, которая не превысит допустимый порог в 50 000 рублей на обоих родителей, НДФЛ нет необходимости удерживать.

Смерть работника и матпомощь

В данном случае ограничений на сумму выплаты нет. Выплаты производятся в связи со смертью сотрудника (в том числе и несчастный случай на производстве - в соответствии с письмом Минфина от 19.05.2012 № 03-04-06/6-141); смертью близкого родственника сотрудника, формально непризнанного членом семьи и при совместном проживании умершего с сотрудником (по письму Минфина от 14.11.2012 № 03-04-06/4-318). НДФЛ не удерживается. Документы, способные зафиксировать правомерность выдачи помощи, - свидетельство о смерти и свидетельство о рождении или браке (в случае если фамилии у родственников были разными). Другие случаи облагаются НДФЛ.

Материальная помощь является единовременной выплатой. И как было разъяснено в Письме ФНС от 18.08.2011 №АС-4-3/13508@ , представляется работнику на определённые цели и только один раз в году, и на одном основании. Она не носит постоянный характер. Если работнику выплачивается матпомощь более одного раза в год, и основаниями для её выплаты являются разные ситуации (соответственно создаётся несколько приказов/распоряжений для её выплаты), то НДФЛ не уплачивается только при выплате помощи в первый раз (при условии, что основание для выплаты матпомощи входит в перечень необлагаемых налогом). Во второй и третий (и последующие) разы выплаты матпомощи в течение одного налогового периода должны облагаться НДФЛ. Например, если Сидоров А.П. подал в январе текущего года заявление о предоставлении материальной помощи в связи с рождением ребёнка в размере 45 000, то с этой суммы НДФЛ не удерживается. Но если Сидоров А.П. изъявит желание получить матпомощь ещё раз в течение этого года, допустим, в связи с отпуском, то НДФЛ должен быть уплачен. В письмах Минфина РФ от 22.08.2013 № 03-04-06/34374 и от 16.08.2013 № 03-04-06/33543 даются разъяснения к подобным ситуациям. Если материальная помощь выдаётся сотруднику на основании двух или более приказов, то такая помощь считаться единовременной не может.

Основываясь на Письме Минфина РФ от 27.08.2012, № 03-04-05/6-1006, делаем вывод, что материальная помощь может быть выплачена частями в течение года или за один раз. И если основание для выплаты попадает в перечень не облагаемых НДФЛ случаев, то налог не удерживается.

Порядок получения материальной помощи

Мнение эксперта

Мария Богданова

Стаж более 6 лет. Специализация: договорное право, трудовое право, право социального обеспечения, право интеллектуальной собственности, гражданский процесс, защита прав несовершеннолетних, юридическая психология

Прежде всего, работнику нужно поставить в известность о сложившихся особых обстоятельствах в его жизни руководителя. Для этого необходимо подать на имя руководителя заявление, которое может быть написано в произвольной форме. В нём должна быть точно указана причина, по которой он желает получить материальную помощь. Важно к заявлению приложить необходимые для вашего случая документы, которые могут понадобиться для подтверждения сложившихся обстоятельств. Например, если необходима матпомощь в связи с рождением ребёнка, работник должен прикрепить к заявлению копию свидетельства о рождении ребёнка.

Законодательством не установлен размер помощи, выдаваемой в том или ином случае, поэтому сумма выплаты определяется руководством самостоятельно. Нередко такая выплата прописывается в трудовом договоре и является дополнительной гарантией, защищающей сотрудника от неожиданных трат. Очень важно, чтобы формулировка оказания дополнительной помощи была предельно ясной, так как размытые определения могут вызвать подозрения у налоговой инспекции, и руководство фирмы будет заподозрено в занижении налогооблагаемой базы.

Все физические лица, желающие узнать информацию о материальной помощи, которая не облагается НДФЛ, с помощью этой статьи смогут прояснить все интересующие их вопросы. Кроме этого, будет приведено определение данного термина, рассказано, в каких ситуациях налог все же нужно платить, а также как документально оформить такую помощь.

Денежные средства, которые руководитель организации начисляет нуждающемуся сотруднику, называются материальной помощью. Также это могут быть и деньги, которые выделяет студентам профсоюз университета, и другие виды выплат. Главным критерием материальной помощи, который отличает ее от других существующих пособий подобного рода, — это то, что она является единовременной.

Внимание! Помощь материального характера придумана затем, чтобы физическим лицам, которые ее получили, было легче пережить определенные ситуации в жизни в финансовом плане. Например, рождение детей, смерть близких, лечение в клинике и так далее.

Когда нужно платить налоги

Как известно, в обязанности физических лиц входит выплата подоходного налога практически со всех видов прибыли. Материальная компенсация, выданная налогоплательщику работодателем или какими-либо организациями, — это тоже доход, и с него нужно заплатить НДФЛ. Однако при этом следует учитывать, что если размер такой помощи составляет менее 4 000 рублей, то по закону разрешено не отдавать с нее налоговые взносы в государственную казну.

Таким образом, если налогоплательщику за прошедший 2016 год работодатель в июле выписывал компенсацию за рождение сына в размере 2 500 рублей, а в сентябре начислял 1 300 рублей за лечение, то итоговая годовая сумма материальной помощи составляет 3 800 рублей, и НДФЛ с нее не снимается.

В каких ситуациях НДФЛ не удерживается

Помимо общего правила, касающегося размера материальной помощи, для того, чтобы правильно идентифицировать, стоит ли отдавать подоходный налог с нее, физическим лицам нужно брать во внимание и ряд дополнительных ситуаций. Ниже перечислены особые случаи, в которых НДФЛ с денежной компенсации подобного рода не удерживается:

Стихийное бедствие – физические лица, попавшие под влияние чрезвычайных погодных условий, в результате которых был нанесен вред их имуществу либо здоровью, имеют право подать заявление на материальную помощь и получить положенную им по закону единовременную выплату без снятия налоговых сборов.
Чрезвычайные случаи – если происходят какие-то непредвиденные ситуации, приводящие к травмам или гибели людей, то государство обязано предоставить им либо их семьям (если пострадавший умер) мат. помощь. К таким обстоятельствам относят автомобильные катастрофы, серьезные сбои в работе производственного оборудования, а также целый ряд других неблагоприятных ситуаций.
Теракты – тем физическим лицам, которые, находясь на территории Российской Федерации, стали жертвами террористических актов, их работодатель или государственные органы должны начислить материальную компенсацию и не удерживать с нее взносы налогового характера.
Ухудшение здоровья – если у сотрудника предприятия в результате выполнения служебных обязанностей ухудшились показатели здоровья, и в связи с этим он вынужден был выйти на пенсию, то работодателю необходимо предоставить ему единовременную денежную компенсацию, с которой не нужно отдавать подоходный налог в бюджет.
Смерть – если сотрудник предприятия умер, независимо от того, послужили причиной его смерти производственные травмы, болезни либо недуги, не имеющие никакого отношения к рабочему процессу, его близким родственникам должны перечислить денежную компенсацию. Выплата подобного рода предоставляется один раз и не облагается НДФЛ.
Смерть родственников – иногда происходит так, что физические лица, близкие родственники которых умирают, оказываются в безвыходном положении и обязаны выйти на пенсию. Например, если мать ребенка-инвалида умирает, то отцу приходится уволиться и ухаживать за ним. В подобной ситуации для отца полагается материальная помощь, причем не облагаемая подоходным налогом, даже если ее размер превышает 4 000 рублей.

Необходимо отметить, что тем физическим лицам, которые хотят подробней узнать о том, какие условия должны быть соблюдены в ситуациях, дающих право не отдавать НДФЛ при получении материальной помощи, следует ознакомиться с восьмым и десятым пунктами статьи 217 Налогового кодекса России.

Единовременная детская помощь

Действующим налоговым законодательством предусмотрены денежные выплаты, предоставляемые физическим лицам за рождение ребенка. Такие компенсации начисляют не только биологическим родителям, но и сотрудникам, которые стали усыновителями либо опекунами. Материальная помощь выдается в течение первого года жизни ребенка и является единовременной.

Что касается того, облагается ли такая помощь налогом на доходы физических лиц, то тут решающим фактором служит ее размер. Таким образом, если суммарный размер выплаты, выданной отцу и матери ребенка, составляет менее 50 000 рублей, то отдавать с нее налоги не нужно.

Если же, например, мать получила компенсацию в размере 50 000 рублей, а отец еще какую-то дополнительную сумму, то только он обязан внести в государственный бюджет налоговые выплаты.

Как правильно оформить материальную помощь

Так как основной характеристикой материальной помощи является перечисление ее единовременным платежом, то руководителям следует правильно вносить в документацию данный факт, чтобы сотрудник действительно имел право не платить налог с денежной компенсации подобного рода. В связи с этим руководитель должен всю отображенную в приказе о выдаче материальной помощи сумму выдать своему сотрудники за один раз и ни в коем случае не растягивать на несколько платежей.

Иногда работнику начисляют такое денежное пособие несколькими платежами. В подобной ситуации только средства, которые он получит в первый раз, не облагаются НДФЛ, а со всех остальных сумм должны быть удержаны налоги.

Сотрудники, желающие получить единовременную материальную компенсацию, с помощью нижеприведенной инструкции смогут разобраться с тем, каким образом происходит данная процедура, и уже вскоре забрать положенные им деньги.

Сбор документации. Поскольку практически любая финансовая операция требует определенного пакета документов, дающих основание на ее проведение, то для получения мат. помощи физическим лицам также необходимо иметь документацию, подтверждающую определенные жизненные обстоятельства. Например, в случае пополнения в семье потребуется копия свидетельства о рождении, если кто-то умер – свидетельство о смерти, при производственных травмах – справка из больницы.
Подача заявления. После того как у физического лица на руках имеется документальное подтверждение права на конкретный вид денежной помощи, ему необходимо написать заявление на имя работодателя. В данном документе нужно кратко изложить просьбу о начислении компенсации и приложить к нему необходимую документацию.
Публикация приказа. В обязанности руководителя, к которому на рассмотрение попало заявление сотрудника на выдачу материальной помощи, входит оформление соответствующего приказа и передача его в бухгалтерию. Через некоторое время после проведения этих действий деньги поступят на карту сотрудника, нуждающегося в помощи.

Иногда работодатели решают поощрить своих сотрудников за карьерные достижения денежными средствами и в документах фиксируют данные выплаты как материальные помощи. Данное действие считается некорректным, поэтому работники обязательно должны перечислить 13% с полученной выплаты в государственную казну.

Материальная помощь представляет собой сложное понятие и относится к социально-экономическим категориям. Расчет этого вида выплаты, а также принципы налогообложения четко определены нормативными правовыми актами. При этом важно знать, что не все типы материальной помощи облагаются ставкой НДФЛ.

Виды матпомощи

С точки зрения субъекта назначения материальная помощь бывает двух типов:

от государственных или муниципальных структур;
от организации по месту занятости.

С точки зрения субъекта, которому назначается материальная помощь:

Студентам . Данная категория лиц получает выплату из бюджетного фонда образовательного учреждения, при этом суммы и случаи начисления материальной помощи определяются образовательным учреждением самостоятельно и закрепляются внутренними актами или протоколами общего собрания. Материальная помощь, назначаемая студентам государственных образовательных организаций, облагается в общем порядке.
Сотрудникам учреждений при рождении детей . Налоговое законодательство определяет границу суммы, которая не подлежит налогообложению – это 50 тысяч рублей. Если эта величина превышена, то на нее налагается ставка подоходного налога. Важно отметить, что выплата может быть предоставлена обоим родителям, при этом также действует ограничение в сумме 50 тысяч рублей.
Сотрудникам в связи с юбилеем . Материальная помощь подлежит налогообложению. Исключением является случай, когда сумма не превышает 4 тысяч рублей. Данное правило уместно для всех видов выплат, которые по законодательству облагаются НДФЛ.
. Как правило, данная выплата закреплена в трудовом договоре. С суммы уплачивается НДФЛ в обязательном порядке, если она превышает 4 тысячи рублей.
На лечение сотрудников и членов их семей . Материальная помощь облагается ставкой подоходного налога, однако удержания можно избежать, если работник предоставил документальное подтверждение необходимости лечения, медицинское учреждение, выдавшее справки, является лицензированным, а оплата терапии за счет работодателя производится безналичным расчетом.
В случае смерти родственников сотрудников , а также самих сотрудников выплачиваемая материальная помощь не подвергается налоговому бремени, при этом её сумма также не берется в расчет.

Материальная помощь сотрудникам — тема видео ниже:

Сроки уплаты и расчет НДФЛ с материальной помощи

С 2016 года в рамках налогового законодательства утверждены новые сроки, в которые работодатели обязаны уплатить НДФЛ с материальной помощи: на следующий день после получения выплаты работником. Днем получения является дата перечисления средств на банковский счет или дата получения выплаты в кассе учреждения.

Материальная помощь облагается налоговой ставкой 13 %. При этом необходимо учитывать , которые применяются в отношении материальной помощи, речь о которых пойдет ниже.

Отображение в документах

2-НДФЛ

Если работодатель выплачивал сотруднику материальную помощь, то данное обстоятельство необходимо корректно отразить в . Следует обратить внимание, что материальная помощь, которая совсем освобождена от налогового бремени по закону, никак не фиксируется в документе. Это может быть выплата в связи со смертью родственника или возникновением чрезвычайного обстоятельства.

Сумма 4 тысячи рублей, которая освобождена от уплаты налога, показывается в справке с кодировкой 2760, при этом код вычета – 503.
Необлагаемая НДФЛ сумма до 50 тысяч рублей при рождении детей указывается с кодом дохода 2762 и кодом вычета 504.

Материальная помощь в справке 2-НДФЛ

6-НДФЛ

Оформляется налоговыми агентами ежеквартально. В ней не указывается материальная помощь, которая освобождена от начисления подоходного налога:

на погребение бывшего сотрудника или родственника штатного работника;
при возникновении чрезвычайных ситуаций и природных бедствий;
в связи с террористическим актом.

Расчет 6-НДФЛ показывает следующие виды материальной помощи:

код вычета 503, не более 4 тысяч рублей – выплаты работникам или сотрудникам, вышедшим на пенсию;
код вычета 504, не более 4 тысяч рублей – организаций своим членам;
код вычета 508, не более 50 тысяч рублей – при рождении ребенка, оформлении опекунства, усыновления или удочерения.

Как отразить материальную помощь в 6-НДФЛ

Льготы при исчислении

Налоговое законодательство определяет сумму в 4 тысячи рублей, которая освобождена от ставки НДФЛ вне зависимости от цели выплаты. Существуют также иные ситуации, когда подоходный налог не начисляется на этот вид выплат:

при возникновении стихийного бедствия или чрезвычайного происшествия;
пострадавшим от атаки террористов;
на лечение сотрудника или специалиста, вышедшего на пенсию, при условии, что выплата производится за счет прибыли учреждения;
единовременная выплата на погребение сотрудника, родственника сотрудника или работника, вышедшего на пенсию, а также членов его семей;
при рождении детей, усыновлении, удочерении или опекунства, если сумма выплаты обоим родителям не превышает 50 тысяч рублей.

Любая материальная помощь предоставляется работнику на основе его личного заявления и подкрепляется документально. Денежные средства выплачиваются только издания локального правового акта, например, приказа.

С материальной помощи платить НДФЛ не нужно, считает известный юрист, о чем и рассказывает в видео ниже:

Матпомощь - это выплата социального характера от работодателя, не связанная с выполнением работником своих служебных обязанностей. Она может производиться сотрудникам или их близким родственникам. Деньги выдаются по заявлению труженика или иного лица. К нему прилагаются документы, подтверждающие причины для выдачи средств. На основании бумаг издается соответствующий приказ.

Матпомощь выдается сотруднику или иному лицу для финансовой поддержки в особых жизненных ситуациях. Такая выплата может производиться при рождении малыша, кончине близкого человека, при чрезвычайных обстоятельствах и т. д.

В РФ действует общее правило обложения матпомощи НДФЛ. Вычет по данному доходу труженика составляет 4 тыс. р. в год. Для некоторых видов такой поддержки предусмотрен иной порядок ее налогообложения.

Облагается ли и в каком размере

НДФЛ с материальной помощи начинает удерживаться, когда ее сумма в год превышает 4 тыс. р. Не имеет значения, какую систему налогообложения применяет компания. Цель выплаты также не играет роли при обложении налогом.

С суммы, превышающей предел, НДФЛ удерживается. Например, сотруднику в апреле приказом директора назначена матпомощь к юбилею в сумме 9 000 р. Налог бухгалтер удержит с 5 000 р. (5 000 * 13% = 650 р.). На руки труженик получит 8 350 р. (9 000 р. – 650 р.).

С матпомощи, независимо от ее величины, не взимается НДФЛ в случаях ее выплаты:

Пострадавшему от стихийного бедствия или ЧП либо родственникам гражданина, погибшего вследствие указанных происшествий. Работодатель при этом должен получить подтверждающую справку о чрезвычайной ситуации, например, от МЧС.
Лицу, получившему травмы от произошедшего в РФ теракта либо родным человека, который погиб от терроризма.
Сотруднику, членам его семьи, пенсионеру-бывшему труженику для оплаты расходов на медобслуживание. Затраты должны иметь документальное подтверждение. Не облагается налогом сумма, выплаченная из чистой прибыли компании.
Родственникам умершего сотрудника либо бывшего работника-пенсионера. Данная выплата является единовременной, т. е. назначается одним распоряжением директора.
Труженику, в. т. ч. бывшему, ушедшему на пенсию, в связи с кончиной члена семьи. Платеж должен быть единовременным.
Сотруднику, родившему ребенка (усыновившему, взявшему под опеку). Этот пункт относится к единовременной помощи, оказанной в течение года после события. Выплата не может превышать 50 тыс. р. на одного малыша в расчете на мать и отца чада. Если мать получила выплату в сумме 50 тыс. р., то при ее назначении отцу малыша, она будет облагаемой НДФЛ (Письмо Минфина 3 03-04-05/8495 от 24.02.15).

В других случаях матпомощь свыше 4 000 рублей облагается налогом.

Все выплаты, за исключением случаев с терактами и чрезвычайными ситуациями и стихиями, не облагаются налогом только в том случае, если являются единовременными. Для соблюдения этого требования по одному основанию должен издаваться один приказ о матподдержке, а деньги могут выплачиваться разово или в несколько приемов.

Если одно событие сопровождается несколькими распоряжениями о назначении финансовой помощи, то налогообложению не подлежит лишь первая из выплат.

Оформление документов

Решение о назначении сотруднику матпомощи принимает руководитель.

Порядок выплат и условия их получения компания может закрепить в следующих локальных актах:

колдоговор;
положение о вознаграждении за труд;
отдельный документ о предоставлении помощи.

В данных бумагах не обязательно должны прописываться нормы, регламентирующие выплату финансовой поддержки. Если организация регулярно производят подобные компенсации, нужно придать процедуре ясность и прозрачность.

Для этого во внутренних документах следует закрепить некоторые моменты:

перечень причин, по которым персонал вправе рассчитывать на помощь;
размер поддержки, порядок ее назначения;
когда перечислять сумму работнику;
перечень сопроводительных бумаг, которые требуются от работника и т. д.

Локальные акты предусматривают возможность выдачи матпомощи. Главным документом для ее начисления служит распоряжение руководителя. Оно оформляется по заявлению труженика и приложенным к нему бумагам.

Пример заполнения заявления работодатель может разместить на информационном стенде компании или приложить к локальным документам. Его образец удобно хранить у бухгалтера-расчетчика, к которому часто обращаются сотрудники по вопросам начисления вознаграждений.

Например, для получения выплаты на рождение ребенка родитель должен предоставить копию свидетельства о его рождении.

Особенности отражения

В таблице ниже указано, какой код матпомощи и соответствующих вычетов поставить в сотрудника:

Данные в таблице указаны на основании Приказа налоговой № ММВ-7-3/611@ от 17.11.

Какие ситуации затрагивает

Законодательство РФ предусматривает ряд случаев, при которых налог с матпомощи не берется независимо от ее суммы. При этом для каждого случая должны соблюдаться определенные условия.

Кончина сотрудника

Согласно НК РФ любая сумма матпомощи на погребение не облагается НДФЛ.

Выплата может назначаться в связи со смертью родственника, проживавшего с работником. При этом нужно предоставить бумаги, свидетельствующие о совместном проживании и о родстве.

Если умер работник или погиб при исполнении производственных обязанностей, сумма выдается его родным. В этом случае близкие люди умершего должны обратиться с заявлением к его работодателю.

В аналогичном порядке матпомощь предоставляется в отношении бывших тружеников, вышедших на пенсию.

Приказ руководителя

Финансовая помощь начисляется на основании распоряжения руководителя компании.

В документе отражают:

ФИО получателя;
причину выплаты;
сумму.

Деньги могут выдаваться и без наличия приказа по заявлению труженика. В нем должна содержаться просьба сотрудника о выдаче ему средств с указанием причины. Здесь же директор указывает сумму помощи и ставит визу.

Рождение ребёнка

Сотрудник может получить финансовую помощь от работодателя при рождении или усыновлении ребенка в течение года после события. Труженик предоставляет заявление и копию бумаги о рождении или усыновлении малыша. С данной выплаты налог не берется (п. 8 ст. 217 НК).

От НДФЛ освобождена сумма до 50 тыс. р. на одного или обоих родителей (Письмо налоговиков № БС-4-11/21330 от 28.11.13). Например, если мать получила на работе 30 тыс. р., а отец - 20 тыс. р., обе выплаты не подлежат налогообложению.

За правильность удержания НДФЛ отвечает работодатель. Чтобы исключить ошибку, организация должна потребовать, чтобы работник-родитель принес подтверждающий документ о том, что супруг не получал такую же помощь. Это может быть справка о доходах или заявление от мужа (жены) о том, что деньги в связи с рождением чада он не получал. Работодатель может обратиться в компанию, где трудится второй супруг и узнать информацию самостоятельно.

Если второй родитель не работает, то в подтверждение этого следует предоставить данные трудовой книжки или справку из центра занятости (Письмо Минфина 3 03-04-06/24978 от 01.07.13).

Если матпомощь на рождение выдана по нескольким распоряжениям, то она не признается единовременной. Со всех выплат, кроме первой, должен удерживаться налог на доходы физических лиц, даже если общая сумма поддержки меньше 50 тыс. р. (Письмо Минфина № 03-04-06/33543 от 16.08.13).

Отпуск, лечение или пожар

Работодатель может оказать финансовую поддержку сотруднику, который собирается в отпуск. С такой выплаты не берется НДФЛ, если сумма меньше 4 000 р. и в году выдается единовременно.

Платежи в более крупном размере рассматриваются как премии или тринадцатая зарплата и подлежат обложению.

Финансовая поддержка, связанная с лечением работника или его родных, освобождается от налогообложения при выполнении следующих условий:

наличие справок и иных бумаг, подтверждающих потребность в терапии;
наличие у медучреждения, выдавшего документы и осуществившего лечение соответствующей лицензии;
безналичное перечисление работодателем суммы непосредственно на счет медорганизации.

При соблюдении вышеизложенных требований компания должна выплатить матпомощь из своей чистой прибыли. В иных ситуациях доплата на лечение, превышающая 4 000 р. облагается НДФЛ.

Если труженик или члены его семьи пострадали вследствие пожара, работодатель вправе выдать ему материальную поддержку в любом размере.

При наличии справки от противопожарной службы, подтверждающей факт случившегося, и оценки нанесенного стихией ущерба со всей суммы помощи налог не берется.

Смерть родственника

Матпомощь в связи со смертью родственника выдается по заявлению труженика при наличии копии свидетельства о кончине члена семьи. С этой выплаты налог не взимается.

Статья 2 СК РФ причисляет к членам семьи:

супругов;
родителей;
отпрысков, в т. ч. приемных;
усыновителей.

Например, при смерти сестры работника НДФЛ с оказанной помощи удерживается. Однако, исходя из положений СК РФ, к родным относятся лица, которых связывают взаимные права и обязанности, вытекающие из их родства. Значит, если сестра жила вместе с работником, то матпомощь налогом облагаться не должна.

Чрезвычайные обстоятельства и прочие основания

Финансовая поддержка, выплаченная сотруднику в связи с чрезвычайным происшествием, не облагается налогом в полной мере. При этом не имеют значения факт причинения ущерба и его размер.

Если по одному случаю работнику перечисляются суммы матпомощи по разным приказам, то такие выплаты единовременными не считаются. Даже если имеют разное назначение (Письмо Минфина № 03-04-06/34374 от 22.08.13).

В иных случаях НДФЛ с материальной помощи удерживается, когда ее сумма превышает установленный предел.

Финансовая поддержка может назначаться труженику на конкретных условиях. Например, он получает помощь, но обязан проработать в компании определенное время.

Если трудовые отношения прекращаются досрочно, работник должен вернуть ее в пропорции к неотработанному времени. При этом работодатель вправе возместить ранее уплаченный налог с матпомощи в порядке, прописанном в ст. 78 НК.

Что включено в НДФЛ с материальной помощью

Организация начисляет и уплачивает НДФЛ в соответствии с гл. 23 НК.

В базу по налогу входят все доходы труженика:

деньги;
натуральные доходы;
материальная выгода.

Удержания определенных сумм из дохода уменьшают базу по НДФЛ.

Налог не удерживается с выплат матпомощи, перечень которых приведен в п. 8 ст. 217 НК и с сумм финансовой поддержки, не превышающих 4 тыс. р. в год на работника или бывшего труженика, ушедшего на пенсию.

В остальных случаях или при превышении предельных значений матпомощи НДФЛ с нее удерживается.

Нуждающиеся студенты-очники государственных средних и высших учебных заведений получают матпомощь из средств стипендиального фонда. С нее НДФЛ удерживается в полном объеме. В ст. 217 не содержится оснований для освобождения таких выплат от налогообложения.

В соответствии со ст. 230 НК организации обязаны учитывать доходы персонала, вычеты, начисленные и удержанные налоги в самостоятельно разработанных регистрах учета.

По полученным данным компании представляют в ИФНС информацию о доходах тружеников и соответствующих суммах налога за год. Справка 2-НДФЛ на каждого труженика подается до 1 апреля следующего за отчетным года.

В первом разделе приводят сведения об организации. Раздел 2 содержит информацию о труженике. Суммы матпомощи, выплаченной бывшим или работающим труженикам либо их родным, показывают в третьем разделе.

Страховые взносы

Взносами в фонды облагаются выплаты сотрудникам, которые трудятся у работодателя по трудовым или гражданско-правовым соглашениям.

Взносы не удерживаются с сумм единовременной матпомощи, оказываемой лицам:

при стихиях и ЧП для возмещения им материальных убытков и поправки здоровья;
пострадавшим от терроризма в РФ;
сотруднику при смерти члена его семьи;
труженикам-родителям (усыновителям, опекунам) на рождение ребенка, выданной в течение года с момента события, в пределах 50 тыс. р. на одного ребенка.

Взносы не начисляются на суммы матпомощи в размере до 4 тыс. р. в год на одного сотрудника.

Финансовая поддержка студентов-очников не облагается взносами, т. к. между получателями и учреждением образования отсутствуют трудовые отношения.

В 2019 году вышеописанный порядок удержания взносов с матпомощи и освобождения от них распространяется и на платежи в ФСС по травматизму.

Взносы по травматизму начисляются только на суммы материальной поддержки, выданной труженикам по иным основаниям и на суммы, превышающие утвержденные пределы. В случае со студентами данный вид взносов также не удерживается.

Итак, материальная помощь является доходом работника. Облагается НДФЛ сумма, свыше 4 тыс. р. Из этого правила сделаны исключения, при которых налог не взимается независимо от размера выплаты. При этом получатель поддержки должен предоставить работодателю соответствующее заявление и необходимую документацию.

Облагается ли матпомощь налогами и взносами зависит от причин ее выплаты и документального подтверждения. Иногда важно не превысить установленный лимит поддержки и выдать деньги единовременно.