Прогул в нормативном табеле учета рабочего времени должен быть правильно отражен для расчета с сотрудником. Он может потребоваться в качестве одного из доказательств неявки, которое учитывается судом. Существуют определенные нормы написания табеля. Работник не имеет право спорить с расторжением контракта за прогул в 2 случаях:
- Начальник назначил взыскания в течение 30 дней с момента выявления прогула;
- У работодателя имеются весомые доводы.
Именно поэтому так важно соблюдать все .
Прогул может стать одним из основания для разрыва трудового соглашения по желанию работодателя.
Прогул – это не нахождение работника на положенном месте без удовлетворительной причины в течение 4-х и более часов к ряду во время одного дня (смены). От продолжительности смены ничего не зависит (работник прогуливал рабочее время). Начальник может определять как прогул и следующие моменты:
- Когда работник, подписавший трудовой контракт (срок не определен), оставляет свое рабочее место без удовлетворительной причины, не предупредив при этом работодателя о расторжении соглашения, до истечения 2 недельного периода предупреждения;
- Когда работник, подписавший договор (установленный срок), оставляет место без какой-либо веской причины до истечения действия контракта либо до истечения времени предупреждения о его досрочном разрыве;
- Самоуправление отгульными днями, а также своевольное назначение отпуска.
Может показаться, что эти нормы четко определены и предельно прозрачны. Однако работодатели, а нередко и суды, и сегодня попадают в тупик, изучая подобные дела и определяя, та или иная ситуация. В итоге, часто вердикты судей оказываются некорректными и поспешными.
Код ИНН
Код ИНН ставим, пока причина, по которой работника нет на положенном месте, не выяснена. Прямой доказательный факт прогула в табеле учета рабочего времени – пометка «НН» или «30». Они способны гарантировать работодателю положительный исход судебного разбирательства.
Стоит упомянуть, что судебная инстанция не заостряет внимание на виде табеля. Ее не интересует, использует ли работодатель индивидуальный бланк, форму No Т-12 или No Т-13. Важно, что он регулярно отмечает время работы и контролирует учет. По сути, сама форма табеля не влияет на рабочие права (определено Московским региональным судом).
Частые ошибки
Суду не интересна форма документа, но он учитывает некоторые моменты:
Читайте также Порядок составления объяснительной записки за прогул
В табеле нет пометки о прогуле
Подобная ошибка, когда начальник не оставил отметку о прогуле, является довольно частым явлением. Документ без требуемого кода (НН или ПР) потребует дополнительных материалов в суде (отмечается в обязательном порядке). Придется представить другие доказательства. К примеру, он может пригласить свидетелей, желающих дать показания в его пользу. Они не обязательно доказывают его мнение.
При отсутствии отметок работодатель все же имеет возможность выиграть дело. Сотрудник должен сам заявить о факте прогула рабочего дня.
Противоречие в документах
Другая часто встречающаяся ошибка многих работодателей – разные данные в актах. Действия работника отмечаются в документах и указывают правильный код отсутствия в табеле учета, но не контролируют совпадения данных.
Например, в одном из процессов суд поменял причины для расторжения договора из-за противоречия пометок о времени прогула в двух документах и табеле. В другой ситуации прогул работника отметили одновременно в акте и докладном бланке, но в учете выставили полную рабочую смену. Эти моменты и показания нескольких свидетелей позволили сотруднику выиграть разбирательство.
В табеле не поставлена подпись работодателя
Во время разбирательства сотрудники часто используют недочеты в оформлении табелей. Один из самых частых доводов – табель не освидетельствован подписью табельщика или руководителя (поставила подпись неправильно). При этом работник не сможет выиграть дело, если они в устной или письменной форме подтвердят данные из документа.
Коды в табеле учета рабочего времени Т-13 - это буквенные обозначения причин нахождения или отсутствия сотрудника на рабочем месте в каждый из дней месяца. Читайте далее о том, как их корректно использовать.
Если заработок сотрудников организации зависит от продолжительности отработанного периода, ее нужно фиксировать. Более того, статья 91 Трудового кодекса предписывает работодателю вести учет по каждому трудящемуся. Для этого существует специальный табель: обозначения 2019 мы и будем расшифровывать в этой статье.
Как выглядит документ
А сейчас нас интересует расшифровка табеля учета рабочего времени 2019. Как видим, в ячейке, соответствующей каждому дню месяца, проставляют некие буквы. Выясним, что они значат.
Буквенные обозначения учета рабочего времени
Обратимся к упомянутому Постановлению. В нем приводится не только сама форма, но и рекомендации по ее заполнению, включая коды табеля учета рабочего времени 2019. Рассмотрим их по графам.
В графе 4 необходимо пояснить, присутствовал ли сотрудник на месте в тот или иной день.
Здесь возможны такие варианты:
- Я (01) — явился и трудился в дневное время;
- Н (02) — работал в ночное время;
- РВ (03) — вышел в праздник или выходной;
- С (04) — трудился сверхурочно.
Если сотрудника на месте не было, то коды расскажут, по какой причине. Мы рассмотрим наиболее часто встречающиеся.
- К (06) — был в командировке;
- ПК (07) или ПМ (08) — повышал квалификацию;
- ОТ (09) или ОД (10) — был в отпуске (основном или дополнительном);
- У (11) или УВ (12) — был в учебном отпуске;
- Б (19) или Т (20) — болел.
В упомянутом документе их больше:
Как обозначать декретный отпуск
Нередко вопросы вызывает кодификация отсутствия по причине декрета. Первую его часть отмечают буквой Р в табеле: расшифровка — по беременности и родам. Но редко какая женщина выходит на работу, едва выписавшись из роддома. Но дальнейшее ее отсутствие имеет уже несколько иное основание. Поэтому используют аббревиатуру ОЖ: расшифровка — по уходу за ребенком до полутора лет.
Форма рассчитана на 31 день. Для месяца, где 30 или 28 дней, отсутствующие дни необходимо отметить крестиком.
Другие коды для табеля учета рабочего времени 2019
В графах 5 и 6 подсчитывают суммы отработанных часов — здесь никаких условных знаков нет. А вот графа 7 содержит коды оплаты.
Они аналогичны тем, что используют в справке 2-НДФЛ. Найти их можно в Приказе Минфина от 10.09.2015 г. №ММВ-7-11/ .
Обозначение в Т-13 охватывает следующие виды доходов:
- 2000 — основной отработанный период;
- 2012 — оплата отпуска;
- 2300 — больничное пособие.
Тут стоит пояснить. Нередко возникает вопрос: как в табеле обозначается отпуск без сохранения заработной платы? Очевидно, что графа 7 будет пустой. Если з/п не выплачивают, то и отражать в ней нечего.
А буквенное обозначение в табеле учета рабочего времени — ДО (16) или ОЗ (17), в зависимости от основания предоставления отпуска.
В графы 10 и 12 заносят коды неявки, а в 11 и 13 — суммируют пропущенные часы или дни.
Табель учета рабочего времени является важным документом, поскольку на основании сведений из него производятся расчеты по заработной плате наемных работников. Он может иметь унифицированную форму или быть самостоятельно разработанным. Идентифицирующие определенные факты обозначения в документе зависят от типа используемого бланка. Какие вопросы могут возникнуть при заполнении табели, и какие обозначения необходимо использовать?
Учет рабочего времени
Общая информация
В ходе производственной деятельности планируемое и фактическое время работы могут не совпадать, что обусловлено различными факторами, которые являются причиной увеличения или уменьшения количества рабочих часов.
Для их фиксирования, а также с целью отображения оснований для их изменения, используется табель. Документ предназначен для сбора и анализа сведений об отработанном временном периоде каждым из работников, а также о переработках и неявках. Отображенная в нем информация понадобится для бухгалтерии в процессе расчета величины оплаты труда.
Табель может быть затребован представителями Налоговой Службы для проверки корректности налоговых начислений и сотрудниками ФСС для контроля правильности размера социальных пособий. Информация с него в виде отчетности подается в Росстат для сбора и формирования статистических сведений. Она может быть интересна работникам трудовой инспекции, в компетентности которых проверка соблюдения прав граждан компании, с которыми оформлены трудовые отношения.
Форма документа
Каждый субъект предпринимательства вправе применять собственный бланк табеля.
При его разработке можно адаптировать под специфику компании унифицированные формы. На титульном листе документа необходимо указать наименование компании и привести буквенно-цифровую систему кодов, идентифицирующих различные обстоятельства. Ежедневный учет рабочего времени проводится в таблице. Третья часть документа предусмотрена только в форме Т-12, что и отличает ее от бланка Т-13. В ней отражаются сведения о заработной плате, итоговая сумма которых определена с учетом применных тарифов и ставок, а также отработанного времени.
Порядок оформления
Табель заполняется назначенным приказом сотрудником, в обязанности которого вменяется фиксирование рабочего времени каждый день.
На большом предприятии ответственными за предоставление корректных данных являются руководители структурных подразделений, а обязанность по оформлению документа может быть вменена табельщику. Перед начислением оплаты труда, табель передается в отдел кадров и в бухгалтерию для проведения расчетных операций. После использования документа, он передается для хранения в архив. Правовыми актами регламентировано время хранения 5 лет для обычных предприятий и 75 лет для компаний, на которых труд осуществляется во вредных и опасных условиях.
В обязанности работодателя входит организация учетной деятельности в сфере фиксации и контроля времени работы сотрудников. Для этого используются документы унифицированной формы Т-12 или Т-13. Правовыми актами не запрещено ведение самостоятельно разработанной документации, поэтому ответственное лицо вправе вести учет в том виде, в котором ему это удобно.
Образец заполнения табеля рабочего времени
Для удобства пользования табелем, на его титульном листе должны быть отражены применяемые аббревиатуры и расшифровки к ним. В документе, утвержденном правовыми актами, 36 шифров. При разработке своей формы рекомендуется придерживаться стандартных обозначений, однако допускается от них отклонение. Отработанное время сотрудниками отображается буквенными шифрами:
- Я – время, соответствующее работе человека в соответствии с рабочим графиком;
- РВ – деятельность сотрудника в дни, отнесенных к категории нерабочих;
- С – работа сотрудника в дни рабочего графика, но свыше установленной продолжительности рабочего дня;
- Н – продолжительность работы в ночной временной промежуток;
- К – время нахождения человека в командировке, оформленной по приказу руководства.
Табель учёта рабочего времени предназначен для внесения сведений о фактически отработанном сотрудниками организаций времени. Надо сказать, что бланк табельного учета не является строго обязательным – в принципе, он может быть произвольным, то есть каждое предприятие вольно применять собственный табельный бланк при возникновении такой необходимости. Однако форма разработана и рекомендована к применению Госкомстатом РФ и является предпочтительной.
ФАЙЛЫ
4 файла
Кто заполняет табель учета рабочего времени
Бланк заполняется либо работником отдела кадров, либо руководителем структурного подразделения, либо специально нанятым для этой функции табельщиком. На основе внесенных в него сведений, специалисты отдела бухгалтерии начисляют сотрудникам организации заработную плату и прочие выплаты. По сути дела, табель учета рабочего времени является одним из важнейших учетных документов. И если небольшие компании вполне могут без него обойтись, то крупные предприятия в обязательном порядке ведут такой табельный учет.
В зависимости от принятой на предприятии системы кадрового учета, табель может формироваться либо один на всех работников организации, либо в каждом подразделении вестись отдельно.
Табель – документ регулярный, то есть каждый месяц нужно составлять новый экземпляр, поэтому порядковый номер табеля будет равнозначен порядковому номеру того месяца, в котором он был создан. Период составления табеля охватывает все дни месяца.
Заполнять табель можно как в электронном, так и в письменном виде. Однако после внесения всей необходимой информации его все равно придется распечатать для подписей ответственных лиц.
Форма Т-13. Особенности формы
Начнём с формы Т-13, которая используется для ведения табеля учёта рабочего времени сейчас куда чаще.
Унифицированная форма Т-13 или электронный табель учета рабочего времени хорошо знакома работникам отдела кадров. Это не единственный, но, определенно, самый стандартный способ учитывать проработанные часы. Если вы ведете учет вручную, следует использовать форму Т-12.
Табель учета рабочего времени — привычный инструмент для отслеживания посещаемости сотрудников. Форма Т-13 позволяет фиксировать в деталях причины неявки на работу, включая отпуски студентов на время сессии, повышение квалификации и несколько типов отпуска по нетрудоспособности. Срок, за который заполняется документ, может быть менее 31 дня.
Заполненная Т-13 является основанием для начисления зарплаты.
Формат заполнения табеля рабочего времени в Т-13
В отличие от произвольных таблиц схожего содержания, Т-13 содержит данные о предприятии, включая форму собственности и ОКПО. Номер документа проставляется в соответствии с внутренними требованиями к ведению табелей.
В верхней части также указано название отдела. Нужно помнить, что руководителю этого отдела (даже если заполнять табель — не входит в его или ее обязанности) следует расписаться на заполненной форме.
Порядок сотрудников определяется решением ответственного лица. Чаще всего встречается сортировка по алфавиту, как в нашем примере, но возможен вариант расстановки по табельному номеру (графа 3).
В графе 4 ставим отметки по дням:
Я
— (явка) рабочий день,
В
— выходной,
ОТ
— отпуск,
РП
— явка в выходной день (отработка),
К
— командировка,
ПК
— повышение квалификации,
У
— учебный отпуск с вызовом из образовательного учреждения,
Б
— больничный с больничным листом,
Т
— неоплачиваемый больничный без больничного листа.
Под отметкой Я ставим количество отработанных в этот день часов. В графе 5 суммируем количество Я в строке и количество часов. Получаем 4 значения для 2 половин месяца. В графе 6 суммируем значения и получаем итоговую цифру по работе за месяц.
Количество часов для В, ОТ, К, Б и других случаев в четвертой графе не указывается. Для этого существуют столбцы 10-13.
Учет больничных, отпусков или неявки по другим причинам
Коды обозначений могут быть другими (например, числовыми). Законодательно конкретный формат заполнения не предписан.
Обозначение Х показывает, что мы не учитываем этот день: для удобства месяц разбит на две строки с неравными значениями. Для месяцев, в которых 30 дней (к примеру, ноябрь, колонка будет выглядеть так (для удобства “несуществующее” 31-е число выделено красным):
Т-13 для ноября
По аналогии заполняется Т-13 для посещений в феврале.
В графах 7-9 указывается код оплаты, количество дней и тип начислений. В нашем примере используются коды:
- 2000 — обычный рабочий день,
- 2300 — больничный (пособие по нетрудоспособности),
- 2012 — отпуск.
Альтернативное решение
Некоторые предприятия утверждают слегка упрощенный вариант табеля без детализации причины пропусков. В графе 4 указываются только 2 кода:
- Я — рабочий день,
- Н — неотработанный день.
Этот способ может быть неудобен тем, что не фиксирует больничные.
Частные случаи
- Как заполнять Т-13 для сотрудников, участвующих в конференциях и других учебных мероприятиях?
- Может ли код Я иметь значение более 8 часов?
- В чем различие табелей Т-12 и Т-13?
Зависит от позиции предприятия. Эти дни могут быть засчитаны как рабочие (Я), а могут — как повышение квалификации (ПК). Ставка оплаты также может различаться.
Да. Может, если есть специальное распоряжение о продленном рабочем дне. Сверхурочные часы можно помечать обозначением С.
Первый — форма для ведения посещаемости, заполняемая вручную. Вторая — электронным способом. Многие бухгалтерии сегодня перешли на Т-13, поскольку ее можно автоматически собрать с помощью специальной программы.
Форма Т-12
В первую очередь, как и в любом другом документе кадрового учета, в табель сначала нужно внести реквизиты организации: ее полное наименование с указанием кода ОКПО (нужно взять из регистрирующих документов), организационно-правового статуса (ИП, ООО, ЗАО, ОАО), а также структурного подразделения (отдела), по которому ведется данный табель (если это необходимо).
Затем нужно вписать в соответствующую графу номер документа по внутреннему документообороту, а также указать отчетный период, который учитывает данный табель.
Цифровые и буквенные коды в табеле учёта рабочего времени
Эта часть табеля включает в себя используемые для заполнения необходимых сведений по работникам буквенные и числовые шифры, а также их расшифровку. Их необходимо вписывать в основной части табеля для того, чтобы коротко и понятно отражать количество фактически проведенного тем или иным сотрудников времени на рабочем месте, а также причины его неявки на работу. В случае, если у специалистов кадрового отдела появляется потребность внесения каких-то дополнительных кодов в данную форму табеля, их можно разработать самостоятельно и вписать в данную таблицу.
Учёт рабочего времени в Т-12
Этот раздел в табеле является основным – именно в нем и ведется учет рабочего времени. Для начала необходимо вписать в первый столбик этого раздела порядковый номер сотрудника, затем, во второй — его ФИО (желательно имя и отчество полностью, чтобы не возникало путаницы и ошибок). В третью графу нужно вставить табельный номер работника, присвоенный ему при трудоустройстве (он индивидуален и никогда не повторяется).
Для каждого сотрудника в табеле отведено две строки – в них вписываются зашифрованные сведения о присутствии или отсутствии на рабочем месте в каждый календарный день месяца. Кроме этого, тут же необходимо указывать причину неявки на рабочее место, если таковая была установлена.
В верхней строке напротив ФИО сотрудника указывается причина, а в нижней – количество реально отработанных часов, причем, если сотрудник на рабочем месте не появлялся, нижнюю ячейку можно оставлять пустой.
Следующий этап – подсчитывание общего количества реально отработанных часов и дней за двухнедельные периоды, а в конце таблицы – результат подсчетов за месяц.
При этом следует внимательно отслеживать, чтобы полное количество календарных дней в месяце совпадало с указанной по каждому работнику суммой рабочих, выходных и праздничных дней.
Следует сказать, что иногда ответственные за заполнение табеля лица, вносят в него только те сведения, которые касаются дней, когда сотрудник отсутствовал на рабочем месте. Однако, такой вариант может повлечь кадровые и бухгалтерские ошибки, поэтому пользоваться им не целесообразно.
Дата и подписи ответственных лиц
После того, как табель учета рабочего времени заполнен, сотрудник, ответственный за него, должен указать свою должность, а также проставить в соответствующих ячейках подпись с обязательно расшифровкой. Утвердить табель должен и руководитель структурного подразделения или директор предприятия – тоже с указанием должности и подписью с расшифровкой. Последнее, что нужно поставить – это дату заполнения табеля.
В данной статье мы рассмотрим буквенные обозначения в табеле учета рабочего времени. Поговорим о особенностях ведения табеля учета использования рабочего времени. Узнаем, кто заполняет табель.
Учет отработанных часов проводится с целью дальнейшего расчета заработных плат служащих. Для удобства записей был разработан табель учета трудового времени. Отказаться от его ведения нельзя – это будет нарушением Трудового кодекса, соответственно, будут применены штрафные санкции.
Табель выполняет несколько функций:
- используется для фиксации времени, проведенного служащим за работой;
- служит для осуществления надзора за графиком труда;
- помогает собрать сведения для статистики и произведения выплат.
Особенности ведения табеля учета использования рабочего времени
Некоторые особенности работы с табелем учета трудового времени:
- нескольких табелей по одной компании или одному ее подразделению быть не может;
- в него ежедневно заносятся записи, подкрепленные документально;
- удаление из табеля графов и строк запрещено.
Буквенные обозначения в табеле учета рабочего времени: кто заполняет табель
В фирме обязан быть человек, который несет ответственность за достоверность и полноту данных в табеле. Если в должностной инструкции не числится такая обязанность, руководитель компании издает приказ.
Обычно за внесением сведений в табель следит бухгалтер по вычислению зарплаты или сотрудник кадровой службы. Если фирма большая и включает не одно структурное подразделение, учитывать отработанные служащими часы одному работнику становится не под силу, тогда принимается решение назначить ответственного для каждого подразделения в отдельности. Все табели группируются в журнал и отправляются в бухгалтерию.
Алгоритм заполнения табеля учета рабочего времени
- Определяемся со способом записи трудового времени:
- учет прихода или отсутствия служащего,
- учет нестандартных ситуаций (не явился, пришел не вовремя, трудился сверхурочно).
- Обозначение метода указания нескольких обозначений в один день:
- через дробь (/),
- организация 2 раздельных записей на сотрудника.
- Определяемся с методом указания точного рабочего времени:
- по типу 2:30 (2 часа 30 мин),
- десятичной дробью 2,5 ч.
- Решаем, как будем вносить изменения:
- составлением отдельного корректирующего табеля,
- своим способом.
- Выбираем кодирование:
- буквы,
- цифры.
Когда перечисленные выше шаги пройдены, можно переходить к внесению записей в табель. В таблице указаны шаги заполнения:
| Шаг | Данные | Комментарий |
| 1 | Наименование фирмы и структурного подразделения | В верхней части заносится наименование компании или данные предпринимателя, указывается структурный отдел |
| 2 | Код ОКПО | 8-значный для ООО, 10-значный для предпринимателя |
| 3 | № бумаги, день оформления | Номер должен быть порядковый, дата почти всегда – крайний день периода |
| 4 | Отчетный период | Табель подается раз за календарный месяц |
| 5 | Сведения о сотруднике | Табельный No, ФИО, должность |
| 6 | Информация о пребывании на работе и часах работы | Заносятся коды |
| 7 | Суммы рабочих дней и часов за месяц | Графа 5: дни и часы за 1/2 месяца, графа 6: число дней и часов за месяц |
| 8 | Данные для произведения оплаты труда | Виды оплаты закодированы, поэтому вписывается код. Корр/счет – с него будут перечислены деньги на выплату сотруднику. Столбец 9 будет содержать число дней/часов по этому виду оплаты. |
| 9 | Информация об основаниях для отсутствия на работе | Гр. 10-12: коды причин и количество нерабочих часов |
| 10 | Подписи ответственного за составление таблицы, руководителя, кадровика |
Таблица условных обозначений табеля учета рабочего времени
В таблице рассмотрены условные обозначения в табеле учета рабочего времени:
| Буквенный код | Цифровой код | Показатель |
| Я | 01 | Часы работы (различают дневные и вечерние) |
| Н | 02 | Работа ночью |
| РВ | 03 | Труд сотрудников в праздничные дни |
| С | 04 | Часы работы сверхурочно |
| К | 06 | Служебная командировка |
| ОТ | 09 | Ежегодный оплачиваемый отдых (основной) |
| ОД | 10 | Дополнительный оплачиваемый отдых |
| У | 11 | отпуск для обучения с сохранением з/п. Может выдаваться для повышения квалификации, с отрывом от производственного процесса. |
| УВ | 12 | Укороченные трудовые часы (актуально для обучающихся сотрудников без отрыва от производства). При этом предусмотрена возможность частичного сохранения оплаты труда. |
| УД | 13 | Дополнительный отпуск по причине обучения без сохранения оплаты труда |
| Р | 14 | отпуск по беременности и родам. Составляют приказ, который подписывает сам работник. |
| ОЖ | 15 | Отпуск по уходу за ребенком |
| ДО | 16 | Отпуск без сохранения з/п |
| ОЗ | 17 | Неоплачиваемый отпуск (без сохранения з/п) |
| Б | 19 | Временная нетрудоспособность (не считая случаи, которые предусмотрены кодом «Т»). Таким символом обозначают также отпуск по уходу за больным человеком и по причине карантина. |
| Т | 20 | Нетрудоспособность, которую не оплачивают. Она может быть представлена бытовой травмой, необходимостью ухода за больным человеком и т. д. |
| ЛЧ | 21 | Часы сокращения труда работникам и служащим |
| РП | 31 | Простои не по вине сотрудника |
| НП | 32 | |
| Г | 23 | Невыходы с сохранением з/п |
| ПР | 24 | Прогулы, которые представляют собой неявку на рабочее место в течение не менее 4-х рабочих часов непрерывно |
| НС | 25 | Отработанные часы в рамках неполного рабочего дня по инициативе работодателя |
| В | 26 | Выходные дни |
| ЗБ | 29 | Забастовки |
| НН | 30 | Неявки по неизвестным причинам |
Суммированный учет рабочего времени
За основу расчетов берут календарный день, не смену. То есть, когда смена (12 часов) начнется в 21ч и завершится в 9ч след. дня, в таблицу будет сделана пометка о времени работы за день начала смены – 3 часа (с 21ч до 24ч), и за день ее завершения – 9 часов (с 0ч до 9ч).
Порядок заполнения табеля учета рабочего времени
В ведении табеля есть свои особенности:
- Чтобы продемонстрировать каждодневные затраты трудового времени за полный месяц на одного служащего в таблице выделено:
- 2 строчки (гр. 4, 6) в ф. Т-12;
- 4 строчки (гр. 4), по 2 строки на 2 недели и соответствующее количество граф (15, 16), в ф. Т-13.
Число граф может быть увеличено для аккуратности внесения дополнительных сведений. В гр. 4 и 6 обоих табелей в самой верхней строчке должны быть записаны коды затрат трудовых часов, а внизу пишется количество фактически не/отработанного времени на определенный день.
- Все служащие организации имеют личный табельный номер, используемый в бумагах, касающихся их работы и ее оплаты. Что касается совместителей, приходится закреплять за ними сразу 2 номера, потому что на них должен быть составлен стандартный пакет документов по трудоустройству. Трудовое время будет учитываться раздельно по обоим табельным номерам.
- Верхние строчки в графах 5, 7 (форма Т-12) заполняются данными о числе дней, которые сотрудник полностью отработал. Нижние строчки – для раб. времени за период (в часах).
- Кадровый служащий по окончании каждого месяца получает от сотрудников, которые вели табели, готовые отчеты. Его задача будет сравнить сведения в отчетах с информацией из отдела кадров. При необходимости он указывает причины, почему работник не приходил на службу. Также он проверяет, когда сотруднику давали отпуск, когда он получал командировочные. Целью такой сверки является уточнение, какие часы были пропущены по уважительной причине, а какие считать за прогул.
- Учет времени может быть проведен двумя способами:
- учет приходов на работу и пропущенных смен,
- учет исключительно особых ситуаций (прогулов, задержек, сверхурочного времени).
- Если кто-то из служащих был уволен, его табельный номер убирают из списка в след. месяце после его ухода.
- При приеме в компанию новых работников их табельные номера заносят в базу данных в этом же месяце.
- Записи в табеле делаются только при наличии подтверждающих документов:
- об отсутствии в раб. время сотрудника,
- о выходе служащего на неполный день,
- о переработках (инициированных нанимателем или самим работником),
- об уменьшении числа рабочих часов.
- Данные о пропусках смен, указанные в днях, кодируются и заносятся в верхнюю строку графа, нижние не подлежат заполнению.
- При заполнении ф. Т-12 табеля раздел второй “Расчеты с персоналом по оплате труда” на аналогичный для всех служащих вид оплаты и корр. счет используются гр. с 18 по 22. Если для отдельных сотрудников они различны, применяются гр. с 18 по 34.
- При внесении сведений для вычисления суммы зарплаты в ф. Т-13:
- для одинаковых оплаты и корр. счета для всех служащих используются “Код вида оплаты” и “Корреспондирующий счет” над табличкой с гр. 7-9 и гр. 9 (без заполнения гр. 7,8);
- для различных выплат и корр. счетов для служащих применяются гр. 7-9. Дополнительное поле с такими же No граф пригодится для сведений по типам оплаты, если их более 4.
Отдельные случаи табелирования
В таблице рассмотрены отдельный случаи:
| Случай | Решение |
| Ежегодный и доп. социальный отпуск (сотрудников с детьми) | Все дни указываются как отпуск, включая выходные, поскольку продолжительность отпуска вычисляется на основании календарных дней |
| Сотрудник был уволен в середине месяца | Отмечаются рабочие дни до увольнения, остальные дни помечаются крестом. Табельный номер может передаваться другому служащему только через 3 года |
| Известно, почему служащего нет на месте | Прогулы не отмечаются, пока сотрудник не принесет доказывающие причину неявки документы |
| Было известно, почему работник не явился, однако до момента сдачи табеля он не принес доказывающие причину отсутствия документы | Ставится “НН(30)” (неявка по неизвестным причинам); когда бумаги будут предъявлены, код меняется на соответствующий данному случаю |
Особенности заполнения табеля для некоторых категорий работников
В таблице рассмотрены особенности заполнения для некоторых категорий работников:
| Категория | Особенность |
| Сотрудник, переведенный начальством с полной раб. недели на неполную | Все дни, в которые сотрудник не участвует в производственном процессе, помечаются кодом “В(26)” (выходной). |
| Сотрудница предприятия находится в отпуске по уходу за ребенком | Она вправе трудится неполный день. В таблицу ставится код “ОЖ(15)” и прочерки по трудовому времени. Должны быть организованы 2 доп. строки: для кода “Я(01)” (трудовое время сотрудников с полной занятостью) и для отметки часов работы. Так будут в наличии сведения по статистике и рабочее время для расчета зарплаты. |
| Выступление служащего предприятия в суде | Указывается как “др. причины неявки”, доказательством отсутствия из-за вызова на судебное заседание служит справка-вызов. |
| Командировка | 1-ая строка: число рабочих часов, исходя из режима по основному месту занятости. 2-ая строка: код “К(06)” (командировка). В списке общего числа отработанных часов (дней) за месяц в гр. “Отработано за месяц” записываются исключительно рабочее время командировки. |
| Курсы повышения квалификации (и аналогичные мероприятия) | Отмечается кодом “У(11)”. |
| Уменьшение длительности трудового дня перед праздником и нерабочим днем | Будет записано количество фактически проведенных за работой часов. |
| Перенос трудовых дней | Перенесенный день будет зафиксирован пометкой “В(16)” (выходной). Указывается время работы за день, на который теперь выпадает рабочая смена (доказательство переноса – приказ руководителя). |
| Сверхурочные часы | В табеле указываются сверхурочные под пометкой “НУ”. |
| Водитель транспорта компании | Заносятся сведения, согласно графику работы (при суммированном учете отработанного времени длительность раб. дня должна быть не более 10 ч. Возможно увеличение числа трудовых часов до 12, однако за рулем человек должен находиться не дольше 9 ч.). Если водитель трудится в определенные часы ежедневно, трудовое время исчисляется в днях, а в праздничные дни – в часах. |
| Ненормированный трудовой день | Следует записать нормативное число рабочих часов, не отработанное. Количество часов, вышедшее за рамки нормы, не причисляется к сверхурочным. Сотрудники получают до недели отпуска дополнительно. |
| Праздники во время отпуска | Для дней отпуска – код “ОТ(09)”, праздничные дни отмечаются как праздники – “В”. |
| Сотрудник отсутствовал на работе, но сохранял средний заработок | Считается неотработанным временем, отмечается кодом “А”. |
Законодательные акты по теме
| Статья | Название |
| ст. 91 ТК РФ | Понятие рабочего времени |
| ч. 2 ст. 91 ТК РФ | Утверждение максимальной продолжительности рабочей недели (40 часов) |
| ст. 94 ТК РФ | Утверждение продолжительности рабочей смены |
| Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты” | Утверждение формы табеля учета рабочего времени – Т-12, Т-13 |
| Постановление Госкомстата РФ от 24.03.1999 № 20 | Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации |
Типичные ошибки
Ошибка № 1: Внесение записей в табель учета времени не проводится каждый день.