Штатная расстановка не является обязательным документом для организаций, за ее отсутствие работодатели ответственность не несут. Но многие кадровые сотрудники, оценив всю пользу от применения данного документа, продолжают его оформлять. Что собой представляет штатная расстановка? Для каких целей составляется этот документ? Ответы на эти и другие вопросы – в нашем материале.
Штатная расстановка
Штатная расстановка, образец заполнения которой можно найти ниже, представляет собой кадровый документ, составленный на основе штатного расписания. В ней указано, какие из утвержденных в штатном расписании должностей уже заняты. Возле каждой занятой должности прописано Ф.И.О. сотрудника и его оклад. Также из документа можно узнать, какие должности пока еще остаются свободными.
Унифицированной формы штатной расстановки и официальных требований по ее заполнению не существует. Каждая организация может самостоятельно разработать ее и утвердить внутренним приказом. За основу обычно берут унифицированную форму № Т-3 штатного расписания (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1) и дополняют ее необходимыми сведениями, позволяющими значительно упростить отслеживание кадровых передвижений.
Какие сведения содержит документ:
Перечень структурных подразделений.
Перечень штатных единиц с пофамильным списком сотрудников.
Размер тарифной ставки (оклада) каждого.
Дополнительные сведения или примечания.
Какие задачи помогает решить штатная расстановка
Главная цель составления документа – отслеживание вакантных должностей и определение потребности организации в персонале. Кроме того, использование штатной расстановки помогает решить следующие задачи:
определить наличие вакантных мест;
установить количество пенсионеров и инвалидов в штате;
проанализировать «вилку» окладов и т.д.
В компаниях с большим количеством работников и постоянной «текучкой» составление штатной расстановки будет особо актуальным. Если какая-либо должность освобождается – сотрудник отдела кадров при помощи данного документа сможет без труда подыскать подходящую кандидатуру на вакантное место из числа действующих сотрудников.
Штатная расстановка и штатное расписание: в чем отличие?
Назначение этих документов разное. Штатное расписание применяется для утверждения числа сотрудников в соответствии с имеющимся объемом работы. В документе указывают должности, необходимое количество работников и размер тарифной ставки. Штатное расписание обязательно к ведению в организации и имеет утвержденную форму.
Штатная расстановка носит исключительно информационный характер, содержащиеся в ней сведения используются не только для отслеживания текучести, но и для упрощения составления плановой отчетности. Помимо перечня должностей и тарифных окладов в расстановке фиксируются Ф.И.О. лиц, занимающих конкретную должность, и дополнительные сведения о них. Документ не имеет утвержденной формы и составляется в произвольном порядке.
Ведение документа
Составить штатную расстановку и поддерживать ее в актуальном состоянии несложно. Сотруднику отдела кадров необходимо внести в нее основные сведения о нанятом персонале на требуемую дату. Чем подробнее будет составлен документ – тем удобнее им пользоваться.
Надо ли утверждать штатную расстановку и кто должен это делать? Документ, в отличие от штатного расписания, утверждения приказом руководства не требует, поскольку он лишь отражает расстановку кадров на определенный момент.
Штатную расстановку, как правило, заполняют сотрудники отдела кадров. Именно они располагают сведениями о приеме и перемещении трудовых ресурсов внутри организации. Скачать образец штатной расстановки можно в конце этой статьи.
Как заполнить штатную расстановку
Документ представляет собой бланк в виде таблицы. Некоторые графы совпадают со штатным расписанием. Работодатель может добавлять и удалять графы по своему усмотрению. Документ заполняют следующим образом:
В графе «Структурное подразделение» указывают наименование подразделения (к примеру, отдел продаж, цех, финансовый отдел и т.д.) и его код.
В графе «Должность» перечисляют наименования всех должностей, которые предусмотрены штатным расписанием в конкретном отделе.
Возле каждой из приведенных должностей указывают оклад (тарифную ставку), надбавки и т.п.
В графе «Ф.И.О.» перечисляют сотрудников, занимающих соответствующую должность. Благодаря этому можно увидеть, какие должности в компании уже заняты, а по каким есть вакансии.
Графа «Примечание» предназначена для отображения нюансов по оплате, отметки о пребывании сотрудницы в декретном отпуске, указание на работу по совместительству и пр.
Внизу приводится общее число штатных единиц, сколько из них занято, и сколько есть на данный момент свободных вакансий.
Штатную расстановку можно заполнять как в электронном, так и в рукописном виде.
В каком документе, в случае наличия спора об увольнении или спора о переквалификации гражданско-правовых отношений в трудовые, суд сможет найти основания для принятия решения в пользу работодателя?
Где руководителю оперативно посмотреть структуру организации, количество сотрудников и вакантных мест, размер фонда оплаты труда?
Ответ может быть только один — в штатном расписании!
Из этой статьи вы узнаете: нужно или нет обществу с ограниченной ответственностью штатное расписание, какова его роль в управлении организацией, какие требования существуют к его форме, порядку составления, утверждения и изменения в 2020 году.
Быть или не быть
Закон не устанавливает прямой обязанности работодателя разработать и утвердить данный документ.
Но у судебных органов есть своё мнение на этот счет.
Так, в соответствии с позицией, выраженной Верховным судом Республики Коми в решении от 03 августа 2012г. N3-31/2012, каждый работодатель обязан разработать и утвердить штатное расписание. По мнению суда, в соответствии со штатным расписанием в трудовой договор включается наименование должности, на которую устраивается работник, размер его заработной платы, а так же иные условия (статьи 15 , Трудового кодекса Российской Федерации).
Трудовая инспекция, органы прокуратуры, иные надзорные органы могут при проверке организации предъявить претензии из-за отсутствия данного документа.
Поэтому, решая, быть штатному расписанию или не быть, подумайте, нужны ли вам лишние риски, связанные с возможной ответственностью.
Для чего организации штатное расписание
Данный документ имеет правовое и организационное значение:
- Незаменим в качестве доказательства, на основании которого суд устанавливает факт наличия или отсутствия подходящих вакантных мест (при спорах по сокращению, увольнению по медицинским показаниям и подобным).
- Станет тем зернышком, которое перевесит чашу весов Фемиды в сторону работодателя при спорах о незаконном сокращении, свидетельствуя о факте реального сокращения штатной единицы.
- Уверит проверяющего прокурора, инспектора по труду в том, что гражданин действительно нанят по гражданско-правовому договору, а не является работником, включенным в штат.
- Станет для руководителя и начальника отдела кадров ценным источником информации о структурных подразделениях, количестве рабочих единиц, заработной плате сотрудников, наличии вакантных должностей, фактической численности работников, размере фонда оплаты труда.
Таким образом, штатное расписание позволит аргументировать позицию в случае судебного спора и пригодится как источник информации при принятии организационных решений.
Форма и порядок оформления в 2020 году
Составляется данный документ согласно форме Т-3 (унифицированной). Данная форма утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004г. N1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
Обязательных требований к ее оформлению нет, но есть ряд рекомендаций, проверенных практикой:
- Форма Т-3 имеет необязательный характер, но изменять её не стоит — это может вызвать нарекания со стороны проверяющих органов.
- Вводится в действие только приказом руководителя (уполномоченного им лица).
- Может быть составлена на нескольких листах.
- Прошивать и подписывать каждую страницу документа необязательно.
- Печать ставить не нужно.
Особых сложностей в оформлении нет, нужно просто придерживаться унифицированной формы.
Структура и особенности заполнения в 2020 году
Форма Т-3 имеет следующие разделы:
- Наименование структурных подразделений.
- Наименование должностей (или специальностей), разряд (класс), категория квалификации.
- Количество единиц по штату.
- Размер оклада и (или) тарифной ставки.
- Размер надбавок.
- Сумма, выплачиваемая работнику за месяц.
- Примечания.
При заполнении документа есть особенности, которые нужно учитывать:
- В графе «Наименование организации» нужно указать название организации (полное или сокращенное), руководствуясь учредительными документами.
- В строке «Дата составления штатного расписания» указывается именно дата его составления. Следует отличать её от даты утверждения документа. Дата утверждения указывает на день вступления в действие документа и определяется приказом руководителя или уполномоченного им лица.
- Колонка «Наименование структурного подразделения» заполняется сообразно организационной структуре компании.
- Общества с ограниченной ответственностью имеют возможность использовать любые названия структурных подразделений.
- Наименование должностей в колонке «Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации» общество с ограниченной ответственностью выбирает на своё усмотрение.
- Значение графы «Количество штатных единиц», для должностей, которые предусматривают неполную штатную единицу, указывается в виде долей, например: 0,25; 0,5.
- Если работнику устанавливается надбавка или доплата, в соответствующей колонке формы Т-3 делается пометка о размере надбавки (доплаты) и об основаниях её установления.
- В случае если колонки 5-9 заполнить в рублёвом исчислении нельзя из-за применения других систем оплаты (смешанной, бестарифной), эти колонки заполняются в необходимых единицах (коэффициентах, процентах и подобных).
Внесение изменений
Вносить изменения в документ нужно при формировании новых структурных подразделений, изменении численности работников, введении и выведении штатных единиц.
При этом можно внести как частичные изменения, так и заменить документ полностью. Второй вариант используется, когда изменения затрагивают значительную часть локального акта.
Утверждаются изменения приказом руководителя (уполномоченного им лица).
В качестве причины для внесения изменений можно указать одно из следующих оснований:
- Увеличение или уменьшение объема производства.
- Оптимизация структуры организации.
- Приведение локального акта в соответствие с требованиями законодательства.
- Реорганизация компании.
- Устранение дублированных рабочих единиц.
Заключение
Штатному расписанию – быть! Вывод следует из существующей судебной и производственной практики.
Кроме того, данный документ – важный источник информации для руководителя организации.
Руководствуйтесь настоящей статьёй и тогда составить и утвердить штатное расписание не составит особого труда.
Как составить штатное расписание в 1С «Зарплата и управление персоналом» узнайте из видео.
Вконтакте
Здравствуйте! Вы когда-нибудь слышали о таком документе, как «Штатное расписание организации»? А ведь это документ, на основании которого начисляется заработная плата, а также принимают и увольняют сотрудников. Сейчас мы постараемся подробно рассказать о том, какие функции выполняет ШР и как правильно его составлять.
Что такое «Штатное расписание»
Каждый из вас хоть раз в жизни бывал в отделе кадров какого-нибудь предприятия. Вы наверняка видели бесчисленное количество папок и личных дел сотрудников. Наверняка многим было интересно, как работники этого отдела собирают и запоминают информацию обо всех должностях, сотрудниках и т.д.
А все довольно просто. У них есть такой документ, как штатное расписание.
Штатное расписание (ШР) – это нормативный документ, в котором указывается информация обо всех должностях предприятия, количестве штатных сотрудников, размере их тарифных ставок и величина надбавок.
Другими словами, это документ, который содержит обобщенные сведения о количестве работников предприятия и имеющихся должностях. Помимо этого, в штатном расписании указывается размер заработной платы для каждой должности с учетом всех полагающихся надбавок.
Очень часто этот документ помогает руководителям предприятия в ходе судебных разбирательств. Например, из-за вынужденного сокращения штата сотрудников, был уволен рабочий и он подал на бывших руководителей в суд. В этом случае ШР является прямым доказательством правомерности действий ответчика.
Ввиду важности этого документа, все страницы нумеруются, шнуруются и скрепляются печатью.
- Скачать Образец приказа об утверждении штатного расписания
- Скачать Штатное расписание форма N Т-3
Функции штатного расписания
Как и любой документ, ШР выполняет ряд функций. Основными, из которых, являются:
- Возможность организации рабочего времени персонала;
- Начисление ежемесячной заработной платы сотрудникам;
- Официальное оформление вновь принятых сотрудников;
- Оставление правил внутреннего распорядка дня;
- Перевод оформленных работников с одной должности на другую и т.д.
Штатное расписание – обязательный документ
На каждом предприятии существует большое количество документации. Есть документы, которые ведутся в обязательном порядке, а есть те, которые создаются по необходимости. На вопрос «Является ли ШР обязательным документом?» нельзя дать однозначный ответ.
Все из-за того, что трудовой кодекс не предполагает обязательного наличия на предприятии ШР. Но если рассматривать этот вопрос, основываясь на требованиях Роскомстата, то получается, что данный документ необходим, т.к. он является первичной документацией для учета выплат по заработной плате.
Хотя в законодательстве нигде не прописаны четкие нормы, но большинство организаций ведет данный вид документации. Ведь основная часть государственных проверок начинается именно с изучения ШР.
На самом деле, наличие данного документа облегчает жизнь не только проверяющим, но и руководителям, отделу кадров и бухгалтерии.
Какой срок действия штатного расписания
Ни в одном официальном документе не указан точный срок действия ШР. Руководитель сам вправе указывать срок, на которой составляется этот документ. Чаще всего его переделывают каждый год, а в действие вводят с 1 января. При составлении ШР, указывается дата его действия. Но если не указать дату, тогда документ считается бессрочным и его не нужно переделывать.
Сколько и где хранится штатное расписание
На основании постановления Росархива, ШР, после окончания действия, должно храниться на предприятии в течение 3 лет. А срок хранения штатных расстановок составляет 75 лет.
Штатная расстановка – необязательный для каждого предприятия документ, который создается на основе штатного расписания. Он является мобильной версией ШР и включает более подробную информацию о сотрудниках компании (указывается ФИО рабочих, группа инвалидности и т.д.).
Кто составляет
Перед тем как приступить к созданию документа, руководитель издает приказ об изменении штатного расписания, где назначает сотрудника, который будет его составлять.
Это может быть абсолютно любой работник организации. Но чаще всего такую работу поручают сотрудникам отдела кадров, бухгалтерии или инженеру по нормированию труда.
Сколько копий ШР должно быть на производстве
При составлении ШР, делается одна его копия. Таким образом, оригинал и копия должны храниться в отделе кадров и бухгалтерии.
Изменение штатного расписания
Иногда в действующее ШР приходится вносить изменения. Делается это в нескольких случаях:
- Если происходит реорганизация фирмы;
- Если необходимо оптимизировать и улучшить трудовую деятельность аппарата управления;
- Если внесенные в законодательство изменения требуют внесения обязательных поправок в ШР;
- В случае изменения штатных единиц;
- Изменения должности в штатном расписании;
- Изменения оклада в штатном расписании.
Если изменения незначительны и не требуют создания нового ШР, тогда руководитель издает приказ о внесении изменений в штатное расписание. После чего ответственный работник вносит поправки в действующий документ.
При внесении изменений в штатное расписание, руководство не обязано письменно уведомлять об этом работников.
Второй способ внести поправки – это создать новое ШР.
При любых изменениях в ШР, поправки должны вноситься в трудовые книжки и личные карточки работников. Перед этим необходимо получить письменное разрешение на данное действие от сотрудников.
Например, если незначительно меняется формулировка названия должности, работник должен быть об этом письменно уведомлен. Только после этого вносятся изменения в его трудовую книжку.
Если изменения касаются величины окладов, в таком случае сотрудника уведомляют в письменной форме за 2 месяца. Эти поправки параллельно вносят и в трудовой договор.
Есть ли обязательная форма штатного расписания
Для составления ШР, чаще всего используют унифицированную . Она представляет собой бланк – таблицу, в которую необходимо вносить данные.
Большинство организаций берут форму Т-3 за основу и «подгоняют» под свое предприятие. Это разрешено, т. е. унифицированная форма этого документа не является обязательной.
В случаях, если предприятие имеет государственную форму управления, тогда штатное расписание оформляется по всем правилам.
Структура штатного расписания организации
ШР состоит из «шапки», таблицы и данных людей, которые подписали этот документ.
Первая часть документов содержит следующую информацию:
- Наименование организации, согласно учредительным документам;
- Дата начала действия ШР, его номер и срок действия. Нумерацию можно присваивать произвольную.
- Дата и номер приказа об утверждении штатного расписания;
- Общий штат сотрудников.
Вторая часть – это совокупность данных по всем должностям. Ее мы рассмотрим чуть позже.
В третьей части прописаны фамилии и должности людей, которые подписали этот документ. Чаще всего это руководитель кадровой службы и главный бухгалтер.
Как составить штатное расписание
Надеемся, что при заполнении «шапки» ни у кого вопросов не возникло, поэтому переходим к заполнению самой таблицы.
1 графа . Наименование структурного подразделения. Перечислять их нужно в порядке подчиненности. Например, администрация, секретариат, финансовый отдел, бухгалтерия и т.д.;
2 графа . Код подразделения. Нумеруем подразделения сверху вниз (01,02,03 и т.д.);
3 графа . Должность. Данные необходимо вносить в именительном падеже без сокращений, в единственном числе, руководствуясь квалификационно-тарифных справочникам;
4 графа . Кол-во штатных единиц. В данной графе указывается, сколько людей одной должности необходимо предприятию. Эта величина может быть как целой, так и дробной. Например, 2,5 может означать, что 2 сотрудника будет работать на полную ставку, и один на полставки;
5 графа . Величина оклада, тарифной ставки или бонусов. Указывается в рублях по каждой должности. Если, например, работает 2 бухгалтера, но руководитель платит им разную зарплату, то в штатном расписании указывается единый оклад, а в графе надбавки прописываются доплаты. То есть оклад работников на одной должности должен быть одинаковым;
6, 7, 8 графа . Надбавки за особые условия труда. Их может и не быть, тогда в графах ставятся прочерки. Но если работник трудится в ночное время, праздничные дни, убирает сан. узлы и т.д., тогда по закону ему необходимо выплатить определенную компенсацию;
9 графа . Всего за месяц. Суммируются данные по графам 5,6,7,8, после чего умножается на кол-во штатных единиц по каждой должности;
10 графа . Примечание. Может указываться локально-нормативный акт, на основании которого осуществляется оплата труда;
После внесения данных, необходимо подбить итог по 4 и 9 колонке. Таким образом, мы узнаем количество штатных единиц в штатном расписании и месячный фонд оплаты труда.
Утверждение штатного расписания
Согласно правилам утверждения штатного расписания, после составления и проверки всех данных, ШР подписывает руководитель, главный бухгалтер и начальник отдела кадров. После чего руководитель предприятия издает приказ о введении данного документа в действие.
Заключение
ШР – это не обязательный, но очень важный документ любой организации. На его основании можно или принять нового. Помимо этого, с его помощью начисляется заработная плата сотрудникам предприятия.
Данный документ не строго регламентирован, поэтому его можно «подгонять» под каждую организацию и переделывать в случае необходимости. Это палочка-выручалочка руководителя в период проверок государственных органов.
Штатное расписание – это локальный корпоративный документ , определяющий и оформляющий штатную структуру организации, который часто не принимается во внимание начинающими предпринимателями, потому что Российское законодательство якобы лояльно относится к данному документу и к вопросу о его составлении.
Однако это не более чем миф. В данной статье мы рассмотрим все законодательные вопросы, связанные со штатным расписанием в РФ, рассмотрим виды и подвиды данного типа документов, примеры заполнения, а также узнаем самое основное: как правильно составить штатное расписание?
Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации :
Подвиды штатного расписания
Для чего нужно штатное расписание читайте в нашей .
Для ООО
Штатное расписание для организаций заполняется по унифицированной форме №Т-3 в не зависимости производственное это предприятие, проектная организация или магазин:
Графа 1: «структурные подразделения». К таковым принадлежат отделения, филиалы и т.д.
Обычно этот раздел заполняется с подразделений, выполняющих единое управление, затем возможно идёт бухгалтерия, отдел связи с общественностью, финансовый отдел и т.д. потом производство и т.д.
Иногда название отделения способно повлиять на обеспечение сотруднику установленных льгот (к примеру, при возможности грязных отравлений при производстве) – тогда его необходимо взять из конкретных отраслевых групп.
Графа 2 «код подразделения» необходима для классификации подразделений в группу, с использованием которой возможно устанавливать их местоположение в структуре организации. В маленьких компаниях такой код не требуется.
Графа 3 «должность (профессия, специальность) , ряд, вид (группа) квалификации сотрудника». Чтобы правильно назвать должность в штатном расписании необходимо использовать Классификационный справочник профессий.
Если в качестве какого-то вида трудов, должностей, или профессий есть какие-то лимитирования, либо учтены какие-то привилегии или компенсации, то их название обязано точно отвечать вышеуказанным классификаторам.
Название должности необходимо вписывать целиком, сокращения вроде дир. или зам. не допускаются.
Графа 4 «Кол-во штатных единиц». Указывается число единиц, предустановленных в компании по надлежащей должности.
Во время заполнения формы могут возникнуть проблемы касательно четвёртой графы, где необходимо указать число штатных единиц.
Тогда, в случае, если в предприятии содержатся неполные ставки,
в соответствующей графе кол-во конкретных единиц должны быть указано в долях через запятую, например 0,5 (основано на конкретных Предписаниях по использованию и заполнению форм первичных учетных документов, одобренные Распоряжением Госкомстата РФ от Пятого Января 2004 года №1).
Графа 5 «Тарифная ставка и др.». Наполнение данной графы находится в зависимости от концепции оплаты трудовой деятельности, существующей в компании. Передаётся принятый объем зарплаты либо тарифной ставки.
Графы 6-8 «Надбавки». Надбавки, доплаты и другие побудительные начисления формируются функционирующим законодательством (к примеру: за трудовую деятельность в чрезвычайно низких температурных условиях на крайнем севере), либо лично нанимателем по какой-либо причине.
Объемы надбавок могут определяться в варианте единой суммы, или в качестве процентного прибавления к собственной заработной плате.
Графа 9 “итого” – раздел должен быть заполнен в результате сложения 5 и 8 разделов, однако только лишь в случае если все сведения в них занесены в рублях. В случае, когда зарплата определена в руб., а надбавка в проц., в девятой графе устанавливается пропуск.
Пример штатного расписания для производственного предприятия.
(Картинка кликабельна, нажмите для увеличения)
Для бюджетной организации
Бюджетные организации способны реализовывать собственную деятельность, прибегая к нескольким финансовым источникам, к примеру, государственное субсидирование и денежные средства от работы по контрактам .
Таким образом, плата за трудовую деятельность работников по отдельным специальностям может проводиться, фактически, из обоих финансовых источников, либо же только из одного. В практическом применении обширное использование приобрело формирование 2-ух, а в единичных вариантах и 3-х штатных расписаний.
Бюджетные организации принадлежат к категории государственных учреждений. Концепция оплаты работы подобных учреждений формируется с учетом предписаний, установленных Федеральной комиссией
, регулирующей общественные и трудовые взаимоотношения профсоюзных организаций и работодателей.
(Картинка кликабельна, нажмите для увеличения)
Таким образом, в п. 19 “рекомендаций” описано, что штатное расписание ратифицируется управлением организации и содержит в себе все должности и специальности сотрудников данной организации. Подобные условия прописаны в п.10 положения, одобренного распоряжением Федерального правительства от Пятого августа 2008 года N583.
Так как ныне функционирующим законодательством не учитывается деление расписания на доли в зависимости от вариантов источников оплаты труда, организации следует формировать единое расписание для всех сотрудников.
Для индивидуального предпринимателя
В ТК РФ имеются чёткие указания того, что работодатель (не имеет значения: индивидуальный это предприниматель, частная ли организация, или бюджетная), подписавший договор с работником, должен оформить штатное расписание. И конкретных предписаний на это для индивидуальных предпринимателей нет , в отличие от бюджетных учреждений и ООО.
Поэтому многие бухгалтеры советуют всё равно оформлять данный документ в любом случае, а другие - оформлять его только при кол-ве сотрудников 3-4+.
(Картинка кликабельна, нажмите для увеличения)
Некоторые специалисты в законодательной сфере полагают, что использование непосредственно данной формы должно быть обязательным для работодателей, в то время как попытки оформить расписание в произвольной форме приведут к проблемам с учётом как внутри организации, так и с внешними контролирующими органами.
Образец штатного расписания магазина не по форме Т-3.
(Картинка кликабельна, нажмите для увеличения)
Вопрос о безальтернативности форме №Т-3 “Штатное расписание” появился на свет в основе статьи девятой Федерального закона от 21 ноября 1996 года №129-ФЗ. Согласно данной статье основная учетная документация учитывается только в случае, если она оформляется согласно конфигурации унифицированных форм.
Лишь отдельные варианты и разделы документации, которые не предусмотрены в данном разделе, могут оформляться в свободной форме, однако непременно обязаны включать все без исключения реквизиты, отмеченные в статье 9 Закона “О бухучете”.
Федеральным постановлением от Восьмого июля 1997 года №835, создание и подтверждение альбомов унифицированных форм основных учётных документов накладывалось на Госкомстат Российской Федерации (сейчас – Фед. Служба гос. Статистики).
Отсюда можно сделать заключение, что в случае если данный комитет принял ту или иную форму или конфигурацию, то она становится стандартной в обязательном порядке.
Однако тут упускается важная информация – ведь Госкомстату были переданы полномочия формировать унифицированные формы первичной документации. Но что же представляет собой такая документация?
Первичным документом расценивается только такой документ, при помощи которого оформляется та или иная хозяйственная процедура компании, находящая отклик в бухгалтерском учёте.
Однако штатное расписание не является документом, оформляющим какие-то подобные действия. Штатное расписание не используется как инструмент для бухгалтерских операций. То есть, работодатель имеет право оформлять штатное расписание в произвольной форме, а обязательную унифицированную форму использовать лишь как рекомендованный образец.
При заполнении бланка в произвольной форме лицо не нарушает никаких законов и не подвергается штрафам или санкциям.
Кто составляет штатное расписание?
Уже после принятия организацией решения о потребности формирования документа (в случае если он ранее не был составлен), появляется новая проблема – на кого именно накладывается обязанность в создании этого акта профессионального учёта?
В законодательстве не существует каких-то прямых установок, однако в соответствии с квалификационным справочником должностей управляющих, специалистов и иных служащих, подтверждённых Распоряжением Минтруда Российской федерации от 21 Августа 1998 года № 37
, оформление данной категории документов считается частью обязанностей экономиста по труду.
Также руководством может быть составлен , перекладывающий обязательство по оформлению на какого-то определенного работника организации, или же данное обязательство может быть зафиксированным в рабочем соглашении либо служебных указаниях сотрудникам. Другими словами, это зависит от политики самой компании.
В некрупных организациях составлением расписания заняты в основном работники кадровой или бухгалтерской сферы, в более редких случаях – работники юридических сфер. В больших организациях этим заняты планово-финансовые отделения, либо отделения организации труда и зарплаты.
Если же это не организация, а индивидуальный предприниматель, то в таком случае такую работу на себя может взять кадровый специалист, бухгалтер, либо же непосредственно сам предприниматель.
Структура штатного расписания и срок действия
В текущем федеральном законодательстве нет прямых указаний на тот счёт, как часто нужно составлять и когда утверждается штатное расписание на следующий год . Однако с учётом того, что штатное расписание является плановым документом, следует полагать, что его следует составлять ежегодно, при завершении отчётного периода вместе с другой учётной документацией.
Однако штатное расписание также может быть оформлено единожды и оставаться действительным документом в дальнейшем.
Штатное расписание оформляется на определенную дату, ратифицируется как правило через каждый год на 1 января и включается в рабочий процесс указом высшего руководства компании; в дальнейшем документ может редактироваться и правиться.
Переоформлять и заново утверждать документ на грядущий год не нужно, если он был отредактирован слишком несущественно (в данной ситуации следует лишь оформить список изменений), либо в этом году вообще никаких изменений в расписании не производилось.
Данный документ включает в себя список структурных подразделений организации, данные о личном штатном составе предприятия, об общей численности штатных единиц, а также данные о финансовом учете, об окладах и прибавках к зарплате сотрудников организации.
С чего начать – порядок оформления
Для составления и утверждения штатного расписания будет следующим:
Правила и инструкция заполнения
Для этого применяется стандартная форма №Т-3 альбома унифицированных форм первичных учётных документов в трудовой сфере, одобренных Распоряжением Госкомстата Российской Федерации от Пятого Января 2004 года №1.
Необходимо иметь в виду, что подобные стандартные формы невозможно сократить (все без исключения конфигурации сохраняются в изначальном виде), однако их можно в некотором смысле редактировать, дополняя их.
В случае, если тот или иной пункт формы для вас или для вашей компании не представляет ценности, то какая-то конкретная графа или столбец в форме могут быть проигнорированы при заполнении.
Последовательность распределения и дальнейшего положения внутренних подразделений и должностей обусловливается решением руководства компании. В любое подразделение обязаны быть включены штатные должности согласно их статусу: от старшего к младшему.
Данные о количестве штатных единиц, включённые в расписание, обязаны отвечать показателям расчета численности по фонду заработной платы, предустановленной в итоговой смете, которую предварительно нужно рассчитать.
Названия локальных подразделений и должностей записываются в именительном падеже, после тщательных проверок списков должностей служащих и рабочих специальностей, прописанных в специальных справочно-информационных материалах.
Особый интерес при заполнении представляют наименования сотрудников, занимающихся серьёзной трудовой деятельностью, работающих на производствах с вредоносными, небезопасными для жизни и другими специфическими и тяжёлыми критериями условий для работы.
То есть речь идёт о льготной пенсионной группе, поэтому при заполнении этих должностей для них стоит подходить особенно тщательно.
Штатное расписание обязательно должно быть прошито, промаркировано, закреплено печатью компании и подписано высшим руководством. Его должен подписать главбух и главы внутренних подразделений организации.
В случае, если личный состав организаций слишком крупный и документ захватывает множество листов, то бухгалтер по собственному усмотрению имеет право подписать каждый отдельный листок либо расписаться лишь раз, на последнем листе документа.
Уже после всех этих процедур документ подписывается высшим руководством предприятия, либо лицом, имеющим соответствующие полномочия, и уже вступает в силу.
Нюансы составления штатного расписания узнайте в ролике:
Штатное расписание, или сокращенно ШР, — это локальный нормативный акт, который определяет структуру предприятия, его кадровый состав и численность. Разрабатывается, как правило, на основании унифицированной формы Т-3 (образец заполнения мы приводим в этой статье). В штатном расписании, кроме наименования профессий и должностей, указывается размер заработной платы по каждой из них.
Скачать штатное расписание на 2020 год вы сможете ниже, а сейчас поговорим, что оно собой представляет.
Как уже сказано, форма штатного расписания (2020) может быть утверждена по стандартной унифицированной форме, но это не значит, что работодатель стеснен данной формой. Руководитель предприятия может разработать собственную форму и образец, понятные и удобные именно ему. Если он не хочет заниматься разработкой сам, он может поручить это ответственному лицу, например бухгалтеру.
Образец штатного расписания на 2020 год, скачать
Обратите внимание, в рассматриваемом документе в обязательном порядке должны быть:
- наименование подразделения;
- наименование должностей;
- количество штатных единиц;
- размер оклада;
- надбавки, если они предусмотрены положением об оплате труда.
Скрывать какие-либо сведения в ШР нельзя. Если единица есть, она обязательно указывается в форме. Образец заполнения штатного расписания на 2020 год вы сможете увидеть ниже.
Для чего нужно штатное расписание в организации
Данный локальный нормативный акт необходим в связи с тем, что он:
- дает возможность наглядно сравнивать подразделения по численности работающих, их квалификации, уровню оплаты их труда;
- используется при оценке эффективности существующей структуры предприятия;
- полезен для анализа трудовой загрузки сотрудников, оценки объема выполняемых ими работ, уточнения и изменения должностных инструкций;
- необходим при взаимодействии с проверяющими органами. Его обычно требуют предоставить трудовые и налоговые инспекции при проверках: отсутствие может быть рассмотрено как нарушение законодательства о труде и охране труда, что влечет за собой наложение штрафа, который, согласно , составляет 1000-5000 рублей — с должностного лица и от 30 000 до 50 000 рублей — с организации;
- требуется для обоснования увольнения сотрудников по сокращению штата в случае рассмотрения дела в суде. Без него работодателю сложно доказать оправданность увольнения и отсутствие доступных вакансий для сокращаемых сотрудников ( обязывает работодателя предоставлять сокращаемому работнику подходящую ему вакантную должность на предприятии при наличии таковой).
Образец штатного расписания на 2020 год: оформляем по всем правилам
Шаг 1. Заполняем шапку
Все стандартно: указываем полное наименование организации в соответствии с уставными документами. На этом же этапе указываем и период, на который составляется этот документ. Период указывают либо на год, либо просто пишут, что он применяется с такой-то даты, без указания терминального срока.
Шаг 2. Указываем штатные единицы
Здесь вносятся все наименования профессий и должностей, которые есть в фирме. Здесь они подлежат своеобразному учету и компоновке по подразделениям, если они, конечно, есть. Обратите внимание, что если по профессии подразумевается применение профессионального стандарта или должность указана в списке, который дает право на досрочное назначение пенсии, то в этом документе наименование должности или профессии должны быть строго идентичными профстандарту или списку.
Шаг 3. Прописываем должностные оклады и надбавки
Указываем цифры. Обратите внимание, что если у вас используются только оклады, как, например, в данном образце, то разделы надбавки и компенсации не заполняются. Пускай вас не смущают пустые клетки, закон это позволяет. Такая у вас система оплаты труда.
Шаг 4. Подписываем
Сводные сведения, как правило, подписывают два человека: кадровик и бухгалтер. Но в небольших компаниях за двоих сможет расписаться и один, например, тот же бухгалтер.
Шаг 5. Утверждаем
Утверждает генеральный директор своим приказом, который составляется в свободной форме. В дальнейшем все изменения в ШР вносятся исключительно приказами.
Когда составляется и как внести изменения
Расписание составляется и утверждается, как правило, при открытии предприятия. В дальнейшем коррективы и изменения при необходимости установить новые оклады или добавить новые единицы вносятся в него новыми приказами.
Изменения вносятся, как правило, в случае:
- переименования структурных подразделений или должностей,
- изменения оклада,
- при реорганизации предприятия,
- в случае сокращения численности или штата работников.
Разница между последними двумя пунктами состоит в том, что при сокращении численности исключаются отдельные штатные единицы (то есть происходит реорганизация), а при сокращении штата — отдельные подразделения. При этом работники, замещающие сокращаемые должности, подлежат увольнению согласно соответствующим статьям .
Вносятся изменения исключительно тем же способом, что и утверждались, то есть приказами. В качестве основания может быть указана одна из следующих причин:
- усовершенствование организационной структуры компании;
- улучшение работы отдельных структурных подразделений;
- реорганизация компании;
- расширение или сокращение компании;
- изменение законодательства;
- оптимизация организационных процессов;
- планово-экономические расчеты отдела по работе с персоналом;
- устранение дублирования функций.
Все работники, которых затронули изменения, обязаны ознакомиться с приказом под подпись. Но перед этим работодатель обязан сделать официальное объявление о предстоящих изменениях и уведомить своих работников о грядущих переменах не менее чем за два месяца. Особенно это касается ситуаций с увольнениями работников, где каждое действие подлежит документальному подтверждению.
Обязательно ли использовать образец штатного расписания
В настоящее время наличие этого документа обязательно, согласно , где оно упоминается дважды: в статье 15 , содержащей определение трудовых отношений, и в статье 57 , согласно которой важным условием трудового договора является трудовая функция, а именно работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности -с указанием квалификации, конкретный вид поручаемой работнику работы. Поэтому образец, как правильно составить штатное расписание 2020 года, вам пригодится в работе.